Sleutel wegneemetes
- Werkers doen dikwels multitaak in vergaderings, en die kans dat dit styg namate 'n vergadering sloer.
- Nie alle multitasking is egter sleg nie, en "positiewe multitasking" kan produktiwiteit verbeter.
- Afgeleë werkplatforms kan nuwe kenmerke byvoeg wat werkers aanspoor na take wat relevant is vir 'n vergadering.
As jy op afstand werk, is daar 'n goeie kans dat jy die afgelope week tydens 'n vergadering multitaak gedoen het - en jy is skaars alleen.
'n Nuwe koerant wat deur Microsoft vrygestel is, stel syfers oor die probleem. Terwyl multitasking skaars was in kort, klein vergaderings, het dit tot byna universele vlakke gestyg in vergaderings wat vir meer as 'n uur geduur het. Dit is egter nie alles slegte nuus nie: die koerant, wat gefokus het op die gebruik van Microsoft-spanne, stel verskeie maniere voor waarop werkers hul fokus kan verbeter.
"FocusAssist vir Windows is reeds gestuur en kan 'n groot hulp hier wees," het dr. Mary Czerwinski, 'n vennootnavorser en navorsingsbestuurder by Microsoft, per e-pos gesê. "Skedulering van fokustyd deur Cortana is nog 'n beskikbare opsie in Outlook."
Wat is 'n afstandwerker om te doen?
Multitasking in 'n vergadering word dikwels as onbeskof of teenproduktief beskou, en die koerant het gevind dat dit soms waar was. Die navorsers argumenteer egter 'n meer komplekse punt. Nie alle multitasking is negatief nie, en gereedskap kan gebruik word om afgeleë werkers na positiewe resultate te lei.
Deelnemers het die voordele van positiewe multitasking in 'n anonieme dagboek uiteengesit. "Ek was minder gefrustreerd deur vergaderings wat nie vir my baie nuttig was nie," het een gesê.
Ander het gesê hulle waardeer die keuse om noukeurig op te let wanneer dit nodig is, en dan elders te fokus wanneer dit nie is nie. Deelnemers het gesê multitasking het hulle gehelp om inligting te vind, soos verwante lêers of e-posuitruilings, wat relevant is vir 'n vergadering.
… 'n 80-minute marathon wat kreun veroorsaak, is meer as ses keer meer geneig om multitasking aan te moedig.
Dr. Czerwinski het gesê afgeleë werkers wat Microsoft Teams of Windows gebruik, kan na Focus Assist en Focus Time wend om afleidings wat nie vir 'n vergadering relevant is nie te verwyder en tyd uit te deel om op spesifieke take te fokus. Die koerant bevoordeel enige instrument wat eise van buite op werkers se aandag opsy skuif terwyl hulle in 'n vergadering is.
Nuwe, beter kenmerke in afgeleë werkplatforms kan selfs verder gaan om positiewe multitasking aan te moedig. Die referaat stel 'n vergaderingspesifieke "fokusmodus" voor om werkers te help om te multitaak op maniere wat relevant is vir 'n vergadering, soos om e-posse of lêers in 'n vergadering se koppelvlak oop te maak in plaas van 'n ander venster of program. Dit sal positiewe multitasking aanmoedig, terwyl afleidings wat in ander programme gevind word, uitskakel.
Die navorsers stel ook verbeterde agenda-instrumente voor waarmee werkers vergaderings vroeg kan verlaat of middel van die vergadering kan aansluit as slegs gedeeltes van die vergadering relevant is. Dit kan die aartsvyand van elke aandagspan bestry: lang, vervelige vergaderings.
Afgeleë werkers tap uit in lang vergaderings
Multitasking was nie veral algemeen toe alle vergaderings saamgevoeg is nie: ongeveer 30% van vergaderings het e-pos-multitasking behels, en ongeveer 24% het lêer-multitasking gesien.
Maar dit het verander met die duur. Dit is nie verbasend dat vergaderings van korter as 20 minute min gevalle van multitasking getoon het nie, maar met skokkende spoed toegeneem het as 'n vergaderingdwelm.
'n Vergadering van 20 tot 40 minute lank was byna twee keer so geneig om deelnemers te laat skarrel vir ander werk, en 'n kreun-inducerende marathon van 80 minute was meer as ses keer meer geneig om te sien dat werkers se aandag afgelei word.
Vergaderingsgrootte - soos in die aantal mense wat dit bywoon - was ook deurslaggewend. Een-tot-een-vergaderings het die minste multitasking aangemoedig, en 'n derde persoon het skaars die resultaat verander. Maar om in ander take te duik, het waarskynlik geword namate meer gesigte in 'n video-oproep verskyn het. Multitasking was meer as twee keer so waarskynlik in 'n vergadering met 10 of meer mense.
Een deelnemer het 'n verwante motivering uiteengesit. "In die groot vergaderings, soos stadsale, is ek geneig om te stop en eintlik te luister wanneer iets van belang gesê word," het die deelnemer gesê. "Die res van die tyd lyk dit of ek glad nie op werk fokus nie."
Die data het nog 'n swakker maar meer verrassende resultaat ingesluit: geskeduleerde vergaderings is slegte nuus.'n Geskeduleerde vergadering was ongeveer een en half keer meer geneig om multitasking aan te moedig as 'n ad hoc-vergadering. Van geskeduleerde vergaderings was herhalende vergaderings die mees vrugbare gronde vir afleiding.
"Hoe afgeleë vergaderings geskeduleer en gestruktureer word, word aansienlik geassosieer met wanneer en in watter mate mense hul aandag verdeel," sluit die koerant af. Dus voordat jy stuur op 'n uur lange vergaderinguitnodiging druk, heroorweeg dit – tensy jy kollegas tyd wil gee om hul inkassie uit te vee.
