Wat om te weet
- Kies Start Mail Merge en kies watter tipe dokument jy wil skep. Kies dan Select Recipients om te kies wie dit ontvang.
- Kies Voeg saamvoegveld in en voeg al die velde by wat jy wil gebruik. Kies Finish & Merge om die proses te voltooi.
- Alternatiewelik, gebruik die Step-vir-stap-possamevoegingsassistent as jy meer geleide hulp nodig het om jou saamgevoegde dokument te skep.
Deur Mail Merge in alle weergawes van Microsoft Word te gebruik, sal data van 'n databron met jou dokument saamsmelt. Dit is perfek vir briewe, katalogusse, etikette en meer. Hier is hoe om met hierdie tydbesparende kenmerk te begin.
Hoe om possamevoeging in Word
In alle huidige weergawes van Word help die Mail Merge-opsie op die Mailings-oortjie van die lint jou deur die skep van 'n possamevoegingsbrief.
Skep 'n brief van nuuts af of maak 'n bestaande brief oop voordat jy begin.
-
Kies Start Mail Merge op die Mailings-lint en kies die tipe dokument wat jy wil skep. Jy kan byvoorbeeld letters, koeverte of etikette kies. Alternatiewelik, kies Step-vir-stap-possamevoegingsassistent vir meer hulp met die skep van jou dokument.
Image -
Kies Select Recipients op die Mailings-lint om ontvangers by die pos te voeg. Jy kan kies om 'n nuwe databasis van ontvangers te skep. Jy kan ook kies om 'n bestaande lys of Outlook-kontakte te gebruik.
Image -
In die possamevoeging-ontvangers-boks, gebruik die merkblokkies om die kontakte te kies wat jy by die possamevoeging wil insluit. Kies OK wanneer jou lys gereed is.
Image -
Kies Voeg saamvoegveld in op die Mailings-lint. Kies die eerste veld wat jy wil byvoeg. Die veldnaam verskyn waar jy die wyser in jou dokument het. Herhaal, voeg elke veld in wat jy wil insluit. Alternatiewelik kan jy 'n opsie kies soos Adresblok of Groetelyn
Jy kan die teks rondom die veld wysig en formateer. Formate wat op die veld toegepas word, sal na jou voltooide dokument oorgedra word. Jy kan voortgaan om velde by jou brief te voeg.
Image -
Voordat jy jou briewe druk, moet jy dit hersien om na te gaan vir foute. Gee veral aandag aan spasiëring en leestekens rondom die velde. Jy sal ook wil seker maak dat jy die korrekte velde op die regte plekke ingevoeg het.
Om die briewe te voorbeskou, kies Preview Results op die Mailings-lint. Gebruik die pyltjies om deur die dokument te navigeer.
Image -
Jy sal dalk 'n fout in die data vir een van jou dokumente opmerk. Jy kan nie hierdie data in die samevoegingsdokument verander nie. In plaas daarvan sal jy dit in die databron moet regmaak.
Om dit te doen, kies Wysig ontvangerslys op die Mailings-lint. In die blokkie wat oopmaak, kan jy die data vir enige van jou ontvangers verander. U kan ook die ontvangers beperk. Ontmerk die blokkie langs ontvangers se name om hulle van die samevoegingsoperasie weg te laat en kies OK.
Image -
Nadat jy jou dokumente nagegaan het, is jy gereed om dit te finaliseer deur die samevoeging te voltooi. Kies die Finish & Merge-knoppie op die Mailings-lint. Jy kan kies om individuele dokumente te wysig, die briewe te druk of hulle te e-pos. As jy kies om jou briewe te druk of te e-pos, sal 'n boodskap jou vra om 'n reeks in te voer. U kan kies om almal, een of 'n stel aaneenlopende letters te druk. Woord sal jou deur die proses vir elkeen lei.
Image
