Om data die eerste keer korrek in 'n sigblad in te voer, vermy later probleme en maak dit makliker om baie van Excel se gereedskap en kenmerke soos formules en grafieke te gebruik. Hierdie tutoriaal dek die basiese moets en moenies van die invoer van data in sigbladprogramme soos Excel, Google Sheets en Open Office Calc.
Instruksies in hierdie artikel is van toepassing op Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel vir Mac, Excel vir Microsoft 365 en Excel Online.
Excel-data-invoer-oorsig
Excel-werkblaaie is kragtige ontledingsinstrumente wat groot hoeveelhede data stoor. Maak seker dat jou data korrek vertoon en ontleed word deur Excel se beste praktyke vir data-invoer te gebruik.
Dit is die beste moets en moenies om in gedagte te hou wanneer jy Excel gebruik:
- Doen beplan jou sigblad.
- Moenie leë rye of kolomme los wanneer verwante data ingevoer word nie.
- Doen stoor gereeld en stoor op twee plekke.
- Moenie nommers as kolomopskrifte gebruik en nie eenhede by die data insluit nie.
- Doen gebruik selverwysings en benoemde reekse in formules.
- Moenie selle wat formules bevat, ontsluit laat.
- Doen sorteer jou data.
Beplan jou sigblad
Wanneer jy data in Excel invoer, is dit 'n goeie idee om te beplan voordat jy begin tik. Besluit hoe die werkblad gebruik gaan word, die data wat dit sal bevat en wat met daardie data gedoen sal word. Hierdie besluite beïnvloed die finale uitleg van die werkblad aansienlik.
Beplanning voor tik spaar later tyd as die sigblad herorganiseer moet word om dit meer doeltreffend te maak.
Hier is 'n paar punte om in ag te neem wanneer jy jou Excel-werkboeke beplan:
- Wat is die doel van die sigblad?
- Hoeveel data sal die sigblad bevat?
- Is kaarte nodig?
- Sal die sigblad gedruk word?
Onderste reël
Die doel van die sigblad bepaal die ligging van die data, aangesien die mees kritieke inligting sigbaar en maklik toeganklik moet wees. As jou data berekeninge vereis, bepaal die berekeninge watter formules en funksies benodig word en waar die formules ingevoer moet word.
Hoeveel data sal die sigblad hou?
Die hoeveelheid data wat die sigblad aanvanklik sal bevat en hoeveel later daarby gevoeg sal word, bepaal die aantal werkblaaie wat jy vir die werkboek benodig.
Hier is 'n paar wenke:
- Moenie jou data te veel versprei nie. Wanneer data in verskeie werkblaaie vervat is, kan spesifieke inligting moeilik wees om te vind. Berekeninge wat oor verskeie werkkaarte of werkboeke strek, beïnvloed ook Excel se werkverrigting.
- Vir groot werkblaaie, vertoon beduidende kolomtotale bo die kolomopskrifte, eerder as onderaan die werkblad om vinnig opsommingsinligting te vind.
Is kaarte nodig?
As alle of 'n deel van die data in 'n grafiek of kaarte gebruik sal word, kan dit die uitleg van inligting beïnvloed.
Volg hierdie beste praktyke wanneer jy grafieke gebruik:
- Afhangende van die tipe grafiek, sal die data dalk anders gegroepeer moet word. Skep byvoorbeeld 'n opsommingsarea vir sirkeldiagramme.
- Vir groot sigblaaie, skuif grafieke na aparte bladsye sodat werkblaaie nie vol data en prente is nie.
Sal die sigblad gedruk word?
Hoe jy die data organiseer, hang af van hoe die data gedruk gaan word. Sal al die data gedruk word of net sommige van die data? Sal die data in portret- of landskapuitleg gedruk word?
Wanneer jy werkkaarte druk, hou hierdie wenke in gedagte:
- As die werkblad met portretaansig op lettergrootte papier (8,5" x 11") gedruk word, plaas die meeste van die data in rye onder 'n paar kolomme. Op hierdie manier is die opskrifte op een vel sigbaar.
- As die werkblad op verskeie velle gedruk is, druk kolomopskrifte bo-aan elke bladsy. Kolomopskrifte verskaf 'n oorsig van die data en maak die data meer toeganklik en maklik om te lees.
- As verskeie kolomme data gedruk word, gebruik landskapuitleg om alle opskrifte op een bladsy te hou. Weereens, as veelvuldige velle benodig word, druk die kolomopskrifte bo-aan elke bladsy.
- As die werkblad kaarte bevat, skuif die kaarte na 'n aparte vel voordat die werkboek gedruk word.
Moenie leë rye of kolomme los wanneer verwante data ingevoer word nie
Leë rye of kolomme in datatabelle of verwante reekse data maak dit moeilik om verskeie van Excel se kenmerke soos grafieke, spilpunttabelle en spesifieke funksies behoorlik te gebruik.
Selfs leë selle in 'n ry of kolom wat data bevat, kan probleme veroorsaak soos in die prent hieronder getoon.
Die afwesigheid van leë spasies help Excel om verwante data op te spoor en te kies wanneer 'n reeks kenmerke soos sortering, filter of AutoSum gebruik word.
Wanneer jy data wil opbreek om dit makliker te maak om te lees, gebruik grense of formateer opskrifte en byskrifte. Gebruik visuele leidrade soos vetgedrukte teks, lyne en selkleur om die data te skei en uit te lig.
Volg hierdie wenke wanneer jy met data in rye en kolomme werk:
- Plaas 'n beskrywende opskrif bo-aan die eerste kolom van die tabel met die data daaronder.
- As daar meer as een datareeks is, lys hulle een na die ander in kolomme (van links na regs) met die titel vir elke datareeks bo-aan.
Onderste reël
Hoewel dit noodsaaklik is om verwante data bymekaar te hou, is dit ook nuttig om onverwante reekse data te skei. Laat leë kolomme of rye tussen verskillende datareekse of ander data op die werkblad sodat Excel die korrekte verwante reekse of datatabelle kies.
Stoor gereeld
Die belangrikheid daarvan om jou werk gereeld te stoor, kan nie oorbeklemtoon word of te dikwels gestel word nie. As jy 'n webgebaseerde sigblad soos Google Sheets of Excel Online gebruik, is spaar nie 'n probleem nie. Hierdie programme het nie 'n stoor opsie nie. In plaas daarvan word sigblaaie outomaties in jou wolkrekening gestoor met die Outomatiese stoor-funksie.
Stoor jou werk na twee of drie veranderinge vir rekenaarsigbladprogramme. Stoor byvoorbeeld nadat jy data bygevoeg het, kolomopskrifte geformateer het of 'n formule ingevoer het. Stoor ten minste elke twee of drie minute jou werk.
Al het die stabiliteit van rekenaars en rekenaarsagteware drasties verbeter met verloop van tyd, val sagteware steeds ineen, kragonderbrekings gebeur, en ander mense struikel soms oor jou kragkoord en trek dit uit die muursok. En wanneer ongelukke gebeur, verhoog die verlies van data jou werklading terwyl jy rekonstrueer wat jy reeds gedoen het.
Excel het 'n AutoSave-funksie, wat gewoonlik baie goed werk, maar jy moet nie ten volle daarop staatmaak nie. Kry die gewoonte om jou data te beveilig met gereelde stoor.
Kortpad na stoor
Jy hoef nie die muis na die lint te beweeg en op ikone te klik om jou werk te stoor nie. Kry eerder die gewoonte om te spaar deur die sleutelbordkortpadkombinasie te gebruik. Wanneer jy jou werkblad wil stoor, druk Ctrl+ S.
Stoor op twee plekke
Dit is ook belangrik om jou data op twee verskillende plekke te stoor. Die tweede plek is 'n rugsteun. Die beste rugsteun is een wat op 'n ander fisiese ligging as die oorspronklike is.
Wanneer jy 'n rugsteunkopie van jou werkboeke stoor, oorweeg dit om lêers in jou wolkrekening te stoor. Wanneer werkboeke op jou rekenaar en in die wolk gestoor word, sal jy nie net 'n rugsteunkopie in die wolk hê nie, maar die wolk is ontwerp met oortollige rugsteun, wat beteken dat jou data op verskeie bedieners gestoor word.
Wolk-gebaseerde rugsteun
Weereens, die maak van 'n rugsteun hoef nie 'n tydrowende taak te wees nie.
As sekuriteit nie 'n probleem is nie, soos as die werkblad 'n lys van jou DVD's is, is dit waarskynlik voldoende om vir jouself 'n kopie te e-pos. As sekuriteit 'n probleem is, is wolkberging 'n opsie.
In die geval van aanlyn sigblaaie, rugsteun die programeienaars hul bedieners, en dit sluit alle gebruikersdata in. Maar om veilig te wees, laai 'n kopie van die lêer na jou rekenaar af.
Moenie syfers as kolomopskrifte gebruik nie en moenie eenhede met die data insluit nie
Gebruik wel opskrifte aan die bokant van kolomme en aan die begin van rye om jou data te identifiseer, opskrifte maak bewerkings soos sortering makliker. Maar moenie getalle soos 2012, 2013, ensovoorts, as opskrifte gebruik nie.
Soos getoon in die prent hierbo, kan kolom- en ryopskrifte wat syfers is, per ongeluk by berekeninge ingesluit word. As jou formules funksies bevat wat outomaties die reeks data vir die funksie se argument kies, soos AutoSom, sal getalle in die kolomopskrifte 'n probleem veroorsaak.
Gewoonlik sal sulke funksies, wat ook AutoMax en AutoAverage insluit, eers vir kolomme van getalle soek en dan na links kyk vir 'n ry getalle. Enige opskrifte wat nommers is, sal by die geselekteerde reeks ingesluit word.
Nommers wat as ryopskrifte gebruik word, kan as 'n ander datareeks verwar word as dit as deel van 'n reeks vir 'n grafiek gekies word eerder as as as-etikette.
Formateer nommers in die opskrifselle as teks of skep teksetikette deur elke nommer vooraf te gaan met 'n apostrof (') soos '2012 en '2013. Die apostrof wys nie in die sel nie, maar dit verander die nommer na teksdata.
Hou eenhede in die opskrifte
Moenie geldeenheid, temperatuur, afstand of ander eenhede in elke sel met die getaldata invoer nie. As jy dit doen, is daar 'n kans dat Excel of Google Blaaie al jou data as teks sal sien.
Plaas eerder eenhede in die opskrifte bo-aan die kolom om te verseker dat daardie opskrifte in teksformaat is en nie 'n probleem sal skep nie.
Teks na links, nommers na regs
'n Vinnige manier om te bepaal of jy teks- of nommerdata het, is om die belyning van die data in 'n sel na te gaan. By verstek is teksdata in Excel en Google Blaaie na links belyn, en nommerdata is regs in 'n sel belyn.
Alhoewel hierdie verstekbelyning verander kan word, moet formatering toegepas word nadat alle data en formules ingevoer is. Die verstekbelyning gee jou 'n leidraad of data korrek in die werkblad geformateer is.
Persentasie- en geldeenheidsimbole
Die beste praktyk om data in 'n werkblad in te voer is om die gewone nommer in te voer en dan die sel te formateer om die nommer korrek te vertoon, byvoorbeeld as 'n persentasie of as geldeenheid.
Excel en Google Blaaie herken persentasiesimbole wat saam met die nommer in 'n sel getik word. Hierdie toepassings aanvaar ook algemene geldeenheidsimbole, soos die dollarteken ($) of die Britse pond-simbool (£) as jy dit saam met getaldata in 'n sel tik, maar ander geldeenheidsimbole, soos die Suid-Afrikaanse Rand (R), word as teks geïnterpreteer.
Om potensiële probleme te vermy, voer die bedrag in en formateer dan die sel vir geldeenheid eerder as om die geldeenheidsimbool in te tik.
Gebruik selverwysings en benoemde reekse in formules
Beide selverwysings en benoemde reekse kan en moet in formules gebruik word om formules en die hele werkblad vry van foute en op datum te hou.
Selverwysings is 'n kombinasie van die kolomletter en rynommer van 'n sel, soos A1, B23 en W987. Selverwysings identifiseer die ligging van data in 'n werkblad.
'n Benoemde reeks of gedefinieerde naam is soortgelyk aan 'n selverwysing deurdat dit gebruik word om 'n sel of reeks selle in 'n werkblad te identifiseer.
Verwysing van data in formules
Formules word in Excel gebruik om berekeninge soos optel of aftrekking uit te voer.
As werklike getalle in formules is soos:
=5 + 3
Elke keer as die data verander, moet jy die formule wysig. So as die nuwe getalle 7 en 6 is, word die formule:
=7 + 6
Alternatiewelik, as jy die data in selle in die werkblad invoer, gebruik dan selverwysings of reeksname in die formule eerder as die nommers.
As jy die getal 5 in sel A1 en 3 in sel A2 invoer, word die formule:
=A1 + A2
Om die data op te dateer, sal jy die inhoud van selle A1 en A2 verander, maar hou die formule soos dit is. Excel werk outomaties die formuleresultate op.
Hierdie metode is nuttig wanneer die werkblad ingewikkelde formules bevat en wanneer veelvuldige formules na dieselfde data verwys. Dan sal jy net die data op een plek verander, wat op sy beurt die formules wat daarna verwys, opdateer.
Selverwysings en benoemde reekse maak werkblaaie ook veiliger deur die formules teen toevallige veranderinge te beskerm terwyl dataselle wat verander toeganklik gelaat word.
Onderste reël
Nog 'n kenmerk van Excel en Google Blaaie is dat selverwysings of reeksname in formules ingevoer kan word deur gebruik te maak van wys, wat behels dat u op 'n sel klik om die verwysing in die formule in te voer. Deur te wys verminder die moontlikheid van foute wat veroorsaak word deur die verkeerde selverwysing in te tik of 'n reeksnaam verkeerd te spel.
Gebruik benoemde reekse om data te kies
Om 'n gebied met verwante data 'n naam te gee, maak dit makliker om die data te kies wat gesorteer of gefiltreer sal word.
As die grootte van 'n dataarea verander, wysig die benoemde reeks met die Naambestuurder.
Moenie selle wat formules bevat ontsluit laat nie
Nadat hulle soveel tyd spandeer het om hul formules korrek te kry en die regte selverwysings te gebruik, maak baie mense die fout om daardie formules kwesbaar te laat vir toevallige of onbedoelde veranderinge.
Sluit die selle wat jou formules bevat as jy selverwysings of benoemde reekse gebruik. Indien nodig, wagwoordbeskerm selle om hulle veilig te hou.
Laat terselfdertyd die selle wat die data bevat ontsluit sodat gebruikers veranderinge kan invoer en die sigblad op datum kan hou.
Die beskerming van 'n werkblad of werkboek is 'n tweestap-proses:
- Maak seker dat die korrekte selle gesluit is.
- Beskerm die werkblad deur 'n wagwoord by te voeg.
Sorteer jou data
Sorteer jou data nadat jy dit klaar ingevoer het. Om met klein hoeveelhede ongesorteerde data in Excel of Google Sheets te werk is gewoonlik nie 'n probleem nie, maar soos die sigblad groter word, word dit moeilik om doeltreffend daarmee te werk.
Gesorteerde data is makliker om te verstaan en te ontleed. Sommige funksies en nutsgoed, soos VLOOKUP en SUBTOTAL, vereis gesorteerde data om akkurate resultate te gee.
Sorteer ook jou data op verskillende maniere om tendense raak te sien wat aanvanklik nie duidelik is nie.
Kies die data wat gesorteer moet word
Excel moet die presiese reeks weet wat jy moet sorteer, en identifiseer areas van verwante data as daar is:
- Geen leë rye of kolomme binne 'n area van verwante data nie.
- Leë rye en kolomme tussen areas van verwante data.
Excel bepaal ook of die dataarea veldname het en sluit daardie ry uit van sortering.
Dit kan egter riskant wees om Excel toe te laat om die reeks vir sortering te kies, veral met groot hoeveelhede data wat moeilik is om na te gaan.
Gebruik name om data te kies
Om te verseker dat die korrekte data gekies word, merk die reeks voordat die sortering begin word. As jy van plan is om dieselfde reeks data herhaaldelik te sorteer, is die beste benadering om dit 'n naam te gee.
Wanneer jy 'n benoemde reeks data sorteer, tik die naam in die Naamblokkie, of kies dit uit die gepaardgaande aftreklys. Excel lig outomaties die korrekte reeks data in die werkblad uit.
Sorteer versteekte rye en kolomme
Excel sluit nie versteekte rye en kolomme data in wanneer dit gesorteer word nie, so hierdie rye en kolomme moet ontsteek word voordat die sortering plaasvind. Byvoorbeeld, as ry 7 versteek is binne 'n reeks data wat gesorteer sal word, sal dit as ry 7 bly en nie na sy korrekte ligging in die gesorteerde data geskuif word nie.
Dieselfde geld vir kolomme met data. Sorteer volgens rye behels die herrangskikking van datakolomme, maar as Kolom B voor die sortering versteek is, sal dit na die sortering as Kolom B bly.
Stoor nommers as nommers
Kyk dat alle getalle as getalle geformateer is. As die resultate nie is wat jy verwag het nie, kan die kolom nommers bevat wat as teks gestoor is en nie as nommers nie. Negatiewe getalle wat byvoorbeeld vanaf sommige rekeningstelsels ingevoer is of 'n nommer wat met 'n voorste apostrof (') ingevoer is, word as teks gestoor.
Wanneer data vinnig met die A-Z of Z-A-knoppie gesorteer word, kan dinge verkeerd loop. As daar 'n leë ry of leë kolomme in die data is, sal sommige van die data sorteer en sommige nie. Die maklikste manier om te verseker dat jy die korrekte reeks data gekies het voor sortering, is om dit 'n naam te gee.
As 'n enkele sel gekies word, brei Excel die seleksie uit na 'n reeks (baie soos om Ctrl+ Shift+ te druk 8 ) begrens deur een of meer leë kolomme en rye. Dit ondersoek dan die eerste ry in die geselekteerde reeks om te bepaal of dit opskrifinligting bevat of nie.
Kolomopskrifte moet aan streng riglyne voldoen voordat Excel dit as 'n kopskrif herken. Byvoorbeeld, as daar leë selle in die kopry is, kan Excel dink dit is nie 'n kopskrif nie. Net so, as die opskrifry dieselfde geformateer is as die ander rye in die datareeks, sal Excel dalk nie die kopskrif herken nie. Boonop, as 'n datatabel uit teks bestaan en die opskrifry niks anders as teks bevat nie, sal Excel nie die opskrifry herken nie; die kopry lyk net soos nog 'n datary na Excel.
Excel sorteer eers nadat die reeks gekies is en Excel bepaal of daar 'n kopry is. Die sorteerresultate hang af van of Excel beide die reekskeuse en die kopry-bepaling reg gekry het. As Excel byvoorbeeld nie dink dat daar 'n kopry is nie, word die kopskrif in die liggaam van die data gesorteer.
Om seker te maak dat jou datareeks korrek herken word, gebruik die Ctrl+ Shift+ 8kortpad om te sien wat Excel kies. As dit nie met jou verwagtinge voldoen nie, verander dan óf die karakter van die data in jou tabel óf kies die datareeks voordat jy die Sorteer dialoogkassie gebruik.
Om te verseker dat opskrifte korrek herken word, gebruik die Ctrl+ Shift+ 8 kortpad om die datareeks te kies, kyk dan na die eerste ry. As die kop leë selle het onder dié wat in die eerste ry geselekteer is, is die eerste ry net soos die tweede ry geformateer, of jy het meer as een kopry gekies, dan neem Excel aan dat daar geen kopry is nie. Om dit reg te stel, maak veranderinge in die opskrifry om seker te maak dat Excel dit herken.
As jou datatabel veelry-opskrifte gebruik, sal Excel dalk moeilik wees om dit te herken. Die probleem word vererger wanneer jy verwag dat Excel leë rye in daardie kopskrif sal insluit; dit kan dit net nie outomaties doen nie. U kan egter die rye kies wat gesorteer moet word voordat u die sortering doen. Met ander woorde, wees spesifiek in wat jy wil hê Excel moet sorteer; moenie toelaat dat Excel die aannames vir jou maak nie.
Stoor datums en tye as teks
As die resultate van sortering volgens datum nie uitdraai soos verwag nie, kan die data in die kolom wat die sorteersleutel bevat datums of tye bevat wat as teksdata gestoor is eerder as as nommers (datums en tye is geformateerde nommerdata).
In die prent hierbo het die rekord vir A. Peterson onderaan die lys beland, toe dit, gebaseer op die leendatum 5 November 2014, bo die een vir A. Wilson behoort te wees, wat ook het 'n leendatum van 5 November. Die rede vir die onverwagte resultate is dat die leendatum vir A. Peterson as teks gestoor is, eerder as 'n nommer.
Gemengde data en vinnige sorteer
Wanneer die vinnige sorteermetode gebruik word met rekords wat teks- en nommerdata bevat, sorteer Excel die getal- en teksdata afsonderlik, en plaas die rekords met teksdata onderaan die gesorteerde lys.
Excel kan ook die kolomopskrifte by die sorteerresultate insluit, en dit interpreteer as net nog 'n ry teksdata eerder as die veldname vir die datatabel.
Sorteer waarskuwings
Wanneer die Sorteer-dialoogkassie gebruik word, selfs vir sorteer op een kolom, kan Excel dalk 'n waarskuwing vertoon dat dit data teëgekom het wat as teks gestoor is en gee hierdie opsies:
- Sorteer enigiets wat soos 'n getal lyk as 'n getal.
- Sorteer nommers en nommers wat as teks afsonderlik gestoor is.
Die eerste opsie plaas die teksdata op die korrekte ligging van die sorteerresultate. Die tweede opsie plaas die rekords wat teksdata bevat onderaan die sorteerresultate net soos met vinnige sorteer.
