Wat om te weet
- Voer data in die selle in in kolomme en rye in om 'n basiese databasis te skep.
- As u opskrifte gebruik, voer dit in die eerste sel in elke kolom in.
- Moenie enige rye in die databasis leeg laat nie.
Hierdie artikel verduidelik hoe om 'n databasis in Excel vir Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel vir Mac, Excel vir Android en Excel Online te skep.
Voer die data in
Die basiese formaat vir die stoor van data in 'n Excel-databasis is 'n tabel. Sodra 'n tabel geskep is, gebruik Excel se datanutsgoed om rekords in die databasis te soek, sorteer en te filtreer om spesifieke inligting te vind.
Om saam met hierdie tutoriaal te volg, voer die data in soos dit in die prent hierbo gewys word.
Voer die studente-ID's vinnig in
- Tik die eerste twee ID's, ST348-245 en ST348-246, in selle A5en A6, onderskeidelik.
- Hoog die twee ID's om hulle te kies.
- Sleep die vulhandvatsel na sel A13.
Die res van die Studente-ID's word korrek in selle A6 tot A13 ingevoer.
Voer data korrek in
Wanneer die data ingevoer word, is dit belangrik om te verseker dat dit korrek ingevoer word. Behalwe ry 2 tussen die sigbladtitel en die kolomopskrifte, moenie enige ander leë rye los wanneer jy jou data invoer nie. Maak ook seker dat jy geen leë selle los nie.
Datafoute wat veroorsaak word deur verkeerde data-invoer is die bron van baie probleme wat met databestuur verband hou. As die data aanvanklik korrek ingevoer word, is die kans groter dat die program vir jou die resultate sal teruggee wat jy wil hê.
Rye is rekords
Elke ry data in 'n databasis staan bekend as 'n rekord. Hou hierdie riglyne in gedagte wanneer u rekords invoer:
- Moenie enige leë rye in die tabel laat nie. Dit sluit in om nie 'n leë ry tussen die kolomopskrifte en die eerste ry data te laat nie.
- 'n Rekord moet data oor slegs een spesifieke item bevat.
- 'n Rekord moet ook al die data in die databasis oor daardie item bevat. Daar kan nie inligting oor 'n item in meer as een ry wees nie.
Kolomme is velde
Terwyl daar na rye in 'n Excel-databasis verwys word as rekords, staan die kolomme bekend as velde. Elke kolom benodig 'n opskrif om die data wat dit bevat te identifiseer. Hierdie opskrifte word veldname genoem.
- Veldname word gebruik om te verseker dat die data vir elke rekord in dieselfde volgorde ingevoer word.
- Data in 'n kolom moet met dieselfde formaat ingevoer word. As jy syfers as syfers begin invoer (soos 10 of 20), hou so aan. Moenie halfpad verander en begin om getalle as woorde (soos tien of twintig) in te voer nie. Wees konsekwent.
- Die tabel mag geen leë kolomme bevat nie.
Skep die tafel
Sodra die data ingevoer is, kan dit in 'n tabel omgeskakel word. Om data in 'n tabel om te skakel:
- Verlig die selle A3 tot E13 in die werkblad.
- Kies die Tuis-oortjie.
- Kies Formateer as tabel om die aftrekkieslys oop te maak.
- Kies die blou Tafelstyl Medium 9 opsie om die Formateer as Tabel dialoogkassie oop te maak.
- Terwyl die dialoogkassie oop is, word selle A3 tot E13 op die werkblad omring deur 'n stippellyn.
- As die stippellyn die korrekte reeks selle omring, kies OK in die Formateer as Tabel dialoogkassie.
- As die stippellyn nie die korrekte reeks selle omring nie, merk die korrekte reeks in die werkblad en kies dan OK in die Formateer as Tabel dialoogkassie.
Aftrekpyle word langs elke veldnaam bygevoeg, en die tabelrye is in afwisselende lig- en donkerblou geformateer.
Gebruik die databasisnutsgoed
Sodra jy die databasis geskep het, gebruik die gereedskap wat onder die aftrekpyle langs elke veldnaam geleë is om jou data te sorteer of te filtreer.
Sorteer data
- Kies die aftrekpyltjie langs die Van-naam-veld.
- Kies Sorteer A tot Z om die databasis alfabeties te sorteer.
- Sodra dit gesorteer is, is Graham J. die eerste rekord in die tabel, en Wilson R is die laaste.
Filterdata
- Kies die aftrekpyltjie langs die Program-veld.
- Kies die merkblokkie langs Select All om alle merkblokkies uit te vee.
- Kies die merkblokkie langs Besigheid om 'n regmerkie by die blokkie te voeg.
- Kies OK.
- Slegs twee studente, G. Thompson en F. Smith is sigbaar omdat hulle die enigste twee studente is wat vir die besigheidsprogram ingeskryf is.
- Om alle rekords te wys, kies die aftrekpyltjie langs die Program-veld en kies Vee filter uit " Program."
Brei die databasis uit
Om bykomende rekords by jou databasis te voeg:
- Plaas jou muiswyser oor die klein kolletjie in die onderste regterkantste hoek van die tabel.
- Die muiswyser verander in 'n tweekoppige pyltjie.
- Druk en hou die regtermuisknoppie en sleep die wyser af om 'n leë ry onderaan die databasis by te voeg.
-
Voeg die volgende data by hierdie nuwe ry:
Sel A14: ST348-255
Sel B14: Christopher
Sel C14: A.
Sel D14: 22
Sel E14: Science
Voltooi die databasisformatering
- Mag selle A1 na E1 in die werkblad.
- Kies Tuis.
- Kies Voeg saam en sentreer om die titel te sentreer.
- Kies Vulkleur om die vulkleur-aftreklys oop te maak.
- Kies Blue, Accent 1 uit die lys om die agtergrondkleur in selle A1 tot E1 na donkerblou te verander.
- Kies lettertipekleur om die lettertipekleur-aftreklys oop te maak.
- Kies Wit uit die lys om die tekskleur in selle A1 tot E1 na wit te verander.
- Mag selle A2 na E2 in die werkblad.
- Kies Vulkleur om die vulkleur-aftreklys oop te maak.
- Kies Blue, Accent 1, Lighter 80 uit die lys om die agtergrondkleur in selle A2 tot E2 na ligblou te verander.
- Mag selle A4 na E14 in die werkblad.
- Kies Center om die teks in selle A14 tot E14 te sentreer.
Databasisfunksies
Syntaksis: Dfunction(Database_arr, Field_str|num, Criteria_arr)
Waar D-funksie een van die volgende is:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Tipe: Databasis
Databasisfunksies is gerieflik wanneer Google Blaaie gebruik word om gestruktureerde data te onderhou, soos 'n databasis. Elke databasisfunksie, Dfunction, bereken die ooreenstemmende funksie op 'n subset van 'n selreeks wat as 'n databasistabel beskou word. Databasisfunksies neem drie argumente:
- Database_arr is 'n reeks, 'n ingebedde skikking, of 'n skikking wat deur 'n skikkingsuitdrukking gegenereer word. Dit is so gestruktureer dat elke ry na Ry 1 'n databasisrekord is, en elke kolom is 'n databasisveld. Ry 1 bevat die byskrifte vir elke veld.
- Field_str|num dui aan watter kolom (veld) die waardes bevat wat gemiddeld moet word. Dit kan uitgedruk word as óf die veldnaam (teksstring) óf die kolomnommer, waar die mees linkse kolom as 1 voorgestel sal word.
- Criteria_arr is 'n reeks, 'n ingebedde skikking, of 'n skikking wat deur 'n skikkingsuitdrukking gegenereer word. Dit is so gestruktureer dat die eerste ry die veldnaam(e) bevat waarop die kriterium (kriteria) toegepas sal word, en daaropvolgende rye die voorwaardelike toets(e) bevat.
Die eerste ry in Kriteria spesifiseer veldname. Elke ander ry in Kriteria verteenwoordig 'n filter, 'n stel beperkings op die ooreenstemmende velde. Beperkings word beskryf deur gebruik te maak van Query-by-Example-notasie en sluit 'n waarde in om te pas of 'n vergelykingsoperateur gevolg deur 'n vergelykingswaarde. Voorbeelde van beperkings is: "Sjokolade", "42", ">=42" en "42". 'n Leë sel beteken geen beperking op die ooreenstemmende veld nie.
'n Filter pas by 'n databasisry as al die filterbeperkings (die beperkings in die filter se ry) nagekom word. 'n Databasisry ('n rekord) voldoen aan kriteria as ten minste een filter daarby pas. 'n Veldnaam kan meer as een keer in die Kriteria-reeks verskyn om veelvuldige beperkings toe te laat wat gelyktydig geld (byvoorbeeld temperatuur >=65 en temperatuur <=82).
DGET is die enigste databasisfunksie wat nie waardes saamvoeg nie. DGET gee slegs die waarde van die veld wat in die tweede argument gespesifiseer is (soos 'n VLOOKUP) terug wanneer presies een rekord ooreenstem met Kriteria; anders gee dit 'n fout wat geen passings of veelvuldige passings aandui nie.
