Wat om te weet
- Voordat jy jou lêers digitaliseer, skep vouers en subvouers om die lêers te organiseer.
- Maak seker die skandeerder of drukker ondersteun Optical Character Recognition (OCR)-sagteware en dat jy OCR-sagteware geïnstalleer het.
- Die proses verskil afhangende van of jy 'n dokument op Mac wil skandeer of 'n dokument op Windows wil skandeer.
Digitalisering van papierdokumente kan help wanneer jy jou belangrike papierwerk organiseer. Digitale lêers, insluitend PDF's, kan omgeskakel word in soekbare lêers met behulp van optiese karakterherkenning (OCR) sagteware wat tipies saam met 'n drukker kom. Dit beteken dat jou inligting nie ruimte in beslag neem nie, en dit is makliker om te vind. Jy kan ook jou digitale lêers op CD of DVD, op 'n flash drive, in 'n aanlyn berging fasiliteit stoor. Hier is hoe om jou geskandeerde dokumente te organiseer.
Hoe om 'n skandeerder te gebruik om georganiseerd te raak
Hier is 'n paar stappe wat jy kan neem om jou besigheid of huis met 'n skandeerder te organiseer. Jy het 'n dokumentskandeerder nodig om dit te laat werk. Dit hoef nie duur of fancy te wees nie. As jy nie een het nie, begin met hierdie resensies van fotoskandeerders en dokumentskandeerders vir 'n paar beste aankope.
As jy nie 'n aparte skandeerder wil hê nie, sal 'n goedkoop alles-in-een drukker die werk doen.
-
Gaan deur jou papierwerk en besluit wat jy kan digitaliseer en wat jy veilig kan gooi.
Dit sal waarskynlik 'n rukkie neem. Werk in klein stappe indien nodig.
-
Voordat jy jou lêers digitaliseer, skep dopgehou en subvouers om die lêers te stoor. Dink aan die kategorieë wat jy nodig het, en stel 'n gids vir elkeen op. Plaas kredietkaartkwitansies in een vouer, motorversekering papierwerk in 'n ander. Telefoonrekeninge, kruideniersware-kwitansies, huisherstelrekeninge, ensovoorts kan in aparte dopgehou geplaas word. Skep subgidse vir elke jaar (of maand) binne elke gids. Dit is makliker om met 'n georganiseerde stelsel te begin en nuwe papierwerk by die regte lêer te voeg as wat dit is om die stelsel te herrangskik elke keer as 'n nuwe kwitansie geskandeer word.
Om 'n nuwe vouer in Windows te skep, regsklik op die lessenaar en kies New > Folder Herhaal hierdie stap terwyl jy binne die nuwe gids om 'n subgids te skep. Om 'n nuwe vouer in Mac te skep, kies File > New Folder, of druk Shift+ Command +N
-
Maak seker dat die skandeerder of drukker met Optical Character Recognition (OCR) sagteware gekom het. Dit laat jou toe om dokumente in PDF-formaat te skandeer en die lêers te wysig. Daar is 'n goeie kans dat ordentlike OCR-sagteware op jou Windows-rekenaar geïnstalleer is.
As OCR-sagteware nie op jou rekenaar geïnstalleer is nie, is ABBYY FineReader en Adobe Acrobat Pro DC gewilde keuses.
-
Dit is tyd om jou dokumente te skandeer. Presies hoe jy dit doen hang af van die tipe skandeerder en sagteware wat jy gebruik.
Lifewire het gidse om dokumente op Windows en Mac te skandeer.
- Wanneer jy klaar is met die digitalisering van dokumente, hou op hoogte van die fisiese papierwerk. Maak seker jy skandeer dokumente outomaties elke keer as jy nuwe kwitansies of papierwerk kry. Andersins sal die papiere weer begin ophoop.
