Excel het nie die databestuurvermoëns van relasionele databasisprogramme soos SQL Server en Microsoft Access nie. Wat dit egter kan doen, is om as 'n eenvoudige databasis te dien wat aan databestuurvereistes voldoen.
In Excel word data georganiseer deur die rye en kolomme in 'n werkblad te gebruik. Die tabelkenmerk maak dit maklik om data in te voer, te redigeer en te manipuleer.
Hierdie instruksies is van toepassing op Excel-weergawes 2019, 2016, 2013, 2010 en Excel vir Microsoft 365.
Databasisbepalings: rekords en velde
'n Databasis is 'n versameling verwante inligting wat in een of meer rekenaarlêers gestoor word. Dikwels word die data op so 'n manier in tabelle georganiseer dat dit maklik opgedateer, gesorteer, reggestel en gefiltreer kan word.
'n Eenvoudige databasis, soos Excel, hou alle inligting oor een onderwerp in 'n enkele tabel. Relasionele databasisse, aan die ander kant, bestaan uit baie tabelle met elkeen wat inligting bevat oor verskillende, maar verwante onderwerpe.
Rekords
In databasisterminologie hou 'n rekord al die inligting of data oor een spesifieke voorwerp in die databasis. In Excel bevat elke sel in 'n werkblad een inligting-item of waarde.
Fields
Daar word na elke item inligting in 'n databasisrekord, soos 'n telefoonnommer of straatnommer, verwys as 'n veld. In Excel dien die individuele selle van 'n werkblad as velde, aangesien elke sel 'n enkele stukkie inligting oor 'n voorwerp kan bevat.
Veldname
Dit is noodsaaklik om 'n databasis te organiseer sodat jy die data kan sorteer of filtreer om spesifieke inligting te vind. Deur kolomopskrifte, bekend as veldname, by te voeg, maak dit makliker om data in dieselfde volgorde vir elke rekord in te voer.
Voorbeelddatabasis
In die prent hierbo het elke student 'n aparte ry in die tabel wat alle beskikbare inligting oor hulle bevat.
Elke sel in 'n ry is 'n veld wat een stuk inligting bevat. Die veldname in die opskrifry help om te verseker dat die data georganiseer bly deur al die data oor 'n spesifieke onderwerp, soos naam of ouderdom, in dieselfde kolom vir alle studente te hou.
Excel se databestuurnutsgoed
Boonop het Microsoft verskeie datanutsmiddels om dit makliker te maak om met groot hoeveelhede data wat in Excel-tabelle gestoor is te werk en om dit in 'n goeie toestand te hou.
Gebruik 'n vorm vir rekords
Een van daardie instrumente is die datavorm. Jy kan dit gebruik om rekords te vind, te wysig, in te voer of uit te vee, in tabelle wat tot 32 velde of kolomme bevat.
Die verstekvorm sluit 'n lys veldname in in die volgorde waarin hulle in die tabel gerangskik is, om te verseker dat gebruikers rekords korrek invoer. Langs elke veldnaam is 'n tekskassie om die individuele velde van data in te voer of te wysig.
Alhoewel dit moontlik is om gepasmaakte vorms te skep, is die skep en gebruik van die verstekvorm dikwels al wat nodig is.
Verwyder duplikaatdatarekords
'n Algemene probleem met alle databasisse is datafoute. Benewens eenvoudige spelfoute of ontbrekende datavelde, kan duplikaatdatarekords 'n bekommernis wees namate 'n datatabel in grootte groei.
Nog een van Excel se datanutsmiddels kan gebruik word om hierdie duplikaatrekords te verwyder - hetsy presiese of gedeeltelike duplikate.
Sorteer data in Excel
Sortering beteken om data te herorganiseer volgens 'n spesifieke eienskap, soos om 'n tabel alfabeties volgens vanne of chronologies van oudste na jongste te sorteer.
Excel se sorteeropsies sluit in sortering volgens een of meer velde, pasgemaakte sortering, soos volgens datum of tyd, en sortering volgens rye wat dit moontlik maak om die velde in 'n tabel te herrangskik.
