Ondanks die verspreiding van aanlynkommunikasiemetodes, bly e-pos die gewildste, met byna 300 miljard e-posse wat elke dag in 2019 gestuur is. Of jy splinternuut met e-pos is of dit al dekades lank gebruik, maak seker jy' volg weer die reëls vir e-pos etiket.
Gaan jou boodskap na voordat jy stuur
Nadat jy jou ontvangers se adresse ingevoer het, skep 'n toepaslike onderwerpreël, skryf jou boodskap, en heg 'n paar ondersteunende dokumente aan, gaan terug en maak seker dat jy alles reg gedoen het:
- Hersien die boodskap. Is enigiets onduidelik? Is daar enige grammatikale foute of tikfoute? Het jy alles gesê wat jy wou sê?
- Gaan jou bronne na. Sal 'n skakel na 'n buitebron jou betekenis verduidelik? Sal 'n skakel jou ontvanger help om vinnig 'n webwerf te vind?
- Kyk na die name van die ontvangers. Het jy 'n belangrike persoon vergeet wat die boodskap moet sien? Het jy iemand bygevoeg wat nie die boodskap behoort te sien nie?
- Kyk na jou adres. As jy meer as een het, maak seker dat jy die boodskap van die mees geskikte een vir die doel van die boodskap stuur.
- Bepaal die boodskapprioriteit. Moet die boodskap as belangrik gemerk word?
- Voeg ondersteunende dokumente by. Het jy die aanhangsels vergeet?
Moenie altyd almal antwoord nie
Jy behoort te weet wanneer en wanneer om nie almal op groep-e-posse te antwoord nie. As almal in die oorspronklike e-pos (die een op wie jy reageer) moet weet wat jy te sê het, gebruik Antwoord almal.
Byvoorbeeld, persoon A stuur vir jou en persoon B e-pos om met idees vorendag te kom oor hoe om jou baas se 10-jaar-herdenking saam met die maatskappy te vier. Jou antwoord is relevant vir beide persoon A en persoon B, so gebruik Antwoord Almal om aan hulle albei te antwoord.
As iemand 'n partytjie-uitnodiging per e-pos aan jou en 20 ander vriende stuur, is jou antwoord nie relevant vir die ander e-posontvangers nie, so gebruik Antwoord om 'n antwoord net aan die oorspronklike sender te stuur.
Skryf effektiewe onderwerpreëls
Die sleutel tot die skryf van 'n goeie e-posonderwerp is om seker te maak dat dit die kern van jou boodskap kortliks vasvang. Hier is 'n paar voorbeelde:
- Verkoopsvergadering verander na 3:00
- Halloween-partytjie-uitnodiging
- Webwerftekshersienings
- Hierdie week se top 20 videokeuses
- Besonderhede van jou nuwe lidmaatskap
- Bevestiging van jou afspraak
- Versoek vir Fondsinsamelingsgeleentheidvrywilligers
Om onderwerpreëls meer effektief te maak, sluit die aksie in wat jy wil hê die ontvangers moet neem, soos:
- Halloween-partytjie-uitnodiging - RSVP teen 11 Mei
- Webwerftekshersienings – Benodig goedkeuring teen Dinsdag
Onderste reël
Wanneer jy 'n e-posboodskap van iemand anders aanstuur, verduidelik aan die nuwe ontvanger hoekom jy dit doen en hoe jy verwag dat hulle daarby sal baat. Byvoorbeeld, kom ons sê 'n kliënt, Jay, stuur vir jou 'n vraag, en jy weet nie die antwoord nie. Stuur die boodskap aan jou kollega, Sara, met 'n nota wat sê: "Sara, Jay wil weet wat die proses is om vanaf sy mobiele toestel by ons portaal aan te meld. Sien hieronder vir besonderhede. Kan jy help?"
Verduidelik hoekom jy CC
As jy iemand op 'n e-posboodskap stuur, verduidelik aan die primêre ontvanger dat jy dit doen, en hoekom. Kom ons sê byvoorbeeld Jenna wil by jou boekklub aansluit, en jy stuur vir haar inligting daaroor. Jy sal die boekklubleier, Ann, gee en aan Jenna skryf: "Ek is na ons leier, Ann, sodat sy kan sien wat ek vir jou stuur en enigiets invul wat ek dalk uitgelaat het."Wanneer jy hierdie proses gebruik, weet Ann ook hoekom sy 'n afskrif van die boodskap ontvang.
Onderste reël
E-posboodskappe kan verlore raak in die pos of in die strooiposfilter. As 'n vergunning, veral met belangrike boodskappe (soos dié met aanhegsels of wat met sperdatums te doen het), skryf 'n kort nota om die sender te laat weet dat hul e-pos ontvang is. Byvoorbeeld, as jou baas vir jou 'n nuwe projek stuur om aan te werk, antwoord met: "Ek het dit, ek sal môre begin."
Gebruik akronieme spaarsamig
Nie almal ken elke akroniem nie, so gebruik so min as moontlik, en slegs wanneer jy seker is die ontvanger weet wat hulle bedoel. Daar is verskeie akronieme wat algemeen in besigheid e-pos korrespondensie gebruik word. Hier is 'n paar:
- ASAP: So gou as moontlik
- BTW: Terloops
- EOD: Einde van dag
- EOM: Einde van Boodskap (gewoonlik gebruik in die onderwerpreël om aan te dui dat daar geen e-posliggaam is om te volg nie)
- EOW: einde van die week
- FYI: Vir jou inligting
- IMO: In My Opinion
- OOO: buite kantoor
- Y/N: Ja of Nee
Onderste reël
Omdat jy nie die konteks van gesigsuitdrukkings en stemtoon in e-pos kry nie, is dit nie 'n goeie medium om sarkasme of humor uit te druk nie, veral met ontvangers wat jy nie goed ken nie. Druk jou boodskap eenvoudig en reguit uit, ten minste totdat jy 'n ontvanger beter leer ken het. As jy jouself regtig nie kan help nie, sluit 'n glimlaggende of laggende emoticon in om te wys jy maak 'n grap.
Kies 'n gepaste einde
Soms is dit moeilik om te weet hoe om 'n e-posboodskap te beëindig. Hier is 'n paar voorstelle, gebaseer op die situasie:
- Dankie of Baie dankie: As jy vir 'n guns vra.
- Liefde of drukkies: As die ontvanger 'n vriend of familielid is.
- Cheers of Beste: As die ontvanger 'n toevallige kennis is.
- Die groete: As jou boodskap formeel is.
- Beste groete of Kind Regards: As jy 'n formele saketoon wil handhaaf.
