Microsoft Teams beskik oor 'n verskeidenheid nutsmiddels om produktiwiteit te verhoog en kommunikasie tussen werknemers te verbeter met teksklets, stem- en video-oproepe, lêerdelingfunksionaliteit, aanlyn skofrekords en sy gedeelde kalenders.
Microsoft Teams se gedeelde kalender-funksie laat groeplede toe om vergaderings direk binne die Teams-toepassing te skep, besonderhede te spesifiseer en ander lede by te voeg sodat hulle nie net van die geleentheid in kennis gestel word nie, maar dit by hul gesinkroniseerde Microsoft-spanne kan gevoeg kalender ook.
Hierdie artikel is van toepassing op die Microsoft Teams-toepassings op Windows 10-, iOS- en Android-toestelle bykomend tot die webweergawe.
Hoe Microsoft Teams-kalenders werk
Microsoft Teams is 'n samewerkingsinstrument wat ontwerp is vir organisasies of groepe en is dus gestruktureer met 'n groep- of spanfokus in gedagte. Jy kan dalk by 'n Microsoft Teams-groep aanmeld met jou gewone e-pos, maar meer dikwels as nie word 'n maatskappy-e-posadres aan jou toegewys wat jy gebruik om toegang tot Spanne en ander verwante Microsoft 365-toepassings en -dienste te kry.
Die Microsoft Teams-toepassing het een hoofkalender wat aan jou hele groep of organisasie toegewys is. Groeplede kan vergaderings of geleenthede by hierdie kalender voeg wat outomaties vir ander lede in die kalender verskyn. Individue kan ook by kalendergeleenthede of vergaderings gevoeg word as hulle dit moet bywoon.
Tegnies word die ingeboude (of verstek) kalender die Groepkalender genoem, terwyl eksterne kalenders wat binne Microsoft-spanne gedeel word, Gedeelde kalenders is. Hierdie terme word egter gereeld deurmekaar en die onderskeid tussen hulle is vervaag.
Dit is 'n goeie idee om met unieke name na kalenders in Microsoft-spanne te verwys eerder as om die Gedeelde of Groep-terme te gebruik om verwarring te voorkom.
Kalenders kan ook binne Microsoft-spanne vanaf Outlook of ander skeduleringsdienste soos Google Kalender gedeel word.
Hoe om 'n Microsoft Teams-gedeelde kalendergeleentheid te skep
Hier is die proses om 'n geleentheid te skep, waarna verwys word as 'n vergadering in Microsoft Teams, wat met ander groeplede gedeel en outomaties by die groepkalender gevoeg kan word.
Hierdie voorbeeld gebruik die Windows 10 Microsoft Teams-toepassing, maar hierdie instruksies en die spyskaarte wat gebruik word, is identies oor al die ander weergawes.
- Maak die Microsoft Teams-toepassing oop.
-
Kies Calendar.
Image -
Klik Nuwe vergadering.
Image -
Kies die toepaslike tydsone uit die aftreklys bo-aan die skerm.
Image Jy hoef nie bekommerd te wees oor in watter tydsone jou spanlede is nie, want die tyd van jou vergadering sal outomaties vir hulle aangepas word.
-
Tik 'n naam vir jou vergadering in die Voeg titel by.
Image -
In die Voeg vereiste deelnemers by-veld, tik die name in van die mense wat jy van die geleentheid in kennis gestel wil hê. Sodra jy begin tik, behoort name outomaties te verskyn vir jou om te kies.
Image As jy hierdie kalendergeleentheid wil deel met mense wat nie binne jou Microsoft Teams-groep is nie, of dalk nie eers Microsoft Teams gebruik nie, kan jy dit doen deur hul volle e-posadres in plaas van hul naam in te voer.
Klik Opsioneel om groeplede by te voeg wat jy van die vergadering wil weet, maar nie hoef by te woon nie.
Sodra die vergadering geskep is, sal alle genooide partye 'n uitnodiging na hul geassosieerde e-posadres gestuur word.
-
Volgende, spesifiseer die begin- en eindtyd vir jou vergadering.
Image -
Klik Herhaal nie om 'n spyskaart oop te maak en die vergadering 'n gereelde geleentheid te maak as dit herhalend moet wees. Byvoorbeeld, jy wil dalk dieselfde vergadering elke weeksdag, weekliks of een keer per maand hou.
Image -
Klik Voeg kanaal by as jou vergadering spesifiek is vir 'n sekere kategorie binne jou maatskappy se Microsoft Teams-opstelling. Byvoorbeeld, jy sal dit dalk binne 'n Bestuurderskanaal wil plaas sodat net daardie spanlede wat daardie kanaal gebruik weet dat 'n vergadering plaasvind.
Image Jy kan baie van hierdie velde leeg laat as jy wil.
-
Volgende is die Voeg ligging by-veld. Ten spyte van sy naam, is dit nie eintlik om 'n fisiese ligging te spesifiseer nie. Dit is eerder om 'n gekoppelde Microsoft Teams-geaktiveerde kamerstelsel of konferensiefoontoestel te kies.
As jou maatskappy nie sulke toestelle gebruik nie, hoef jy nie bekommerd te wees oor die voltooiing van hierdie veld nie.
Image -
In die groot veld onderaan die skerm, tik besonderhede vir die vergaderingveld in, voer 'n beskrywing van jou vergadering, 'n vergaderingagenda of 'n boodskap aan die deelnemers in.
Image -
Ten slotte, klik Stuur. Dit sal die geleentheid by jou Microsoft Teams-kalender voeg en diegene wat jy bygevoeg het, nooi. Sodra hulle gereageer het, sal die geleentheid outomaties ook by hul kalenders gevoeg word.
Image As jy niemand by die geleentheid gevoeg het nie, sal jy eerder die Save-knoppie gewys word. Dit sal eenvoudig die geleentheid in jou persoonlike Microsoft Teams-kalender stoor.
Wat doen die Microsoft-spanne se skeduleringsassistent?
Die skeduleringsassistent-opsie wat gewys word wanneer 'n vergadering in Microsoft-spanne op 'n rekenaar geskep word, is 'n alternatiewe manier om 'n geleentheid te skep of te redigeer. Dit gebruik 'n meer visuele gebruikerskoppelvlak wat die opsies aan die linkerkant van die skerm vertoon en jou 'n tydperk met jou muis laat kies wat outomaties die veranderinge aan skedule maak.
Die werklike voordeel van die skeduleringsassistent is hoe dit al die skedules van groeplede vertoon. Dit maak dit maklik om te sien watter tye en dae almal beskikbaar is en verwyder die moeite om groeplede te vra watter tyd hulle die beste pas.
Skedules sal slegs binne die skeduleringsassistent verskyn as hulle deur die admin of ander gebruikers by Microsoft-spanne ingeskryf is. As jou organisasie nie Microsoft-spanne gebruik om skedules te bestuur nie, sal hierdie kenmerk nie nuttig wees nie.
Microsoft Teams se skeduleringsassistent is 'n heeltemal opsionele hulpmiddel, alhoewel sommige dit dalk verkies bo die verstekopsie vir die skep van vergaderings.
Hoe om 'n Microsoft Teams-kalenderuitnodiging te aanvaar
Sodra jy by 'n vergadering in 'n Microsoft Teams-kalender gevoeg is, behoort jy amper onmiddellik 'n uitnodiging per e-pos te ontvang.
Wanneer jy hierdie e-pos ontvang, klik die Sluit aan by Microsoft Teams Meeting-skakel om die uitnodiging te aanvaar. Die Microsoft Teams-toepassing maak oop en voeg jou by die geleentheid. As jy nie Microsoft Teams geïnstalleer het nie, word jy gevra om dit te installeer.
As jy nie 'n uitnodiging ontvang het nie, maak seker met die gebeurtenisskepper om seker te maak dat hulle die korrekte e-posadres gebruik het. Jy sal dalk ook jou strooipos- of gemorsposvouer wil nagaan.
Sommige e-posdienste mag jou vra om hierdie Microsoft Teams-geleenthede by hul eie kalenderstelsel te voeg. Jy kan dit doen as jy wil, maar jy sal steeds op die teksskakel in die e-pos moet klik om die uitnodiging te aanvaar.
Hoe om Outlook-spanne gebeurtenisskepping en -deling te gebruik
Microsoft-spanne vereis 'n Microsoft-rekening om te gebruik. Gewoonlik sal jou maatskappy of organisasie jou van 'n nuwe Microsoft-rekening voorsien wat gebruik kan word om toegang tot Microsoft-spanne en 'n verskeidenheid ander Microsoft Office-dienste te kry.
Die e-pos wat met hierdie Microsoft-rekening geassosieer word, kan gebruik word om by Outlook aan te meld en, omdat hierdie rekening ook gebruik word om toegang tot Spanne te verkry, kan kalendervergaderings in Outlook geskep word en outomaties met Microsoft Teams gesinkroniseer word.
Om dit te werk, moet jy dieselfde Microsoft-rekening vir Outlook en Microsoft-spanne gebruik. Jy kan byvoorbeeld nie jou persoonlike Outlook-e-posrekening gebruik om 'n geleentheid vir 'n Microsoft Teams-werkkalender te skep nie.
Dit kan beide met die Outlook-toepassings en via die webervaring gedoen word en die hele proses is amper identies aan hoe jy 'n vergadering binne Microsoft-spanne sou maak soos hierbo getoon.
Om toegang tot die kalender binne Outlook te kry, klik eenvoudig die Calendar-ikoon onderaan die linkerkieslys. Sodra die kalender oop is, klik op 'n dag om die geleentheidskeppingsproses te begin.
As jy wil hê dat 'n geleentheid wat in Outlook gemaak is om binne Spanne te registreer, moet jy die skakelaar langs Teams-vergadering, , wat langs die gevind kan word, aktiveer Soek vir 'n kamer of ligging teks. As jy dit nie doen nie, sal die Microsoft-spanne se gedeelde kalenderfunksie nie aktiveer nie en sal die geleentheid bloot 'n basiese gebeurtenis in jou Outlook-kalenderskedule wees.
Hoe om nog 'n kalender in Microsoft-spanne te deel
Terwyl Microsoft Teams sy eie ingeboude kalenderkenmerk het, is dit ook moontlik om bykomende kalenders vanaf Outlook, Google of enige ander skeduleringsdiens in te voer wat 'n deelbare webadres vir sy kalenders verskaf.
Dit kan nuttig wees as jou span 'n ander toepassing of diens gebruik vir die bestuur van gebeure buite die Microsoft Office-ekosisteem.
Hierdie voorbeeld gebruik Google Kalender, maar die proses is identies vir ander sulke dienste.
- Maak Google Kalender soos gewoonlik in 'n webblaaier oop.
-
Beweeg jou muiswyser oor 'n kalendernaam sodat die drie kolletjies regs van sy naam verskyn. Klik die three dots om die spyskaart oop te maak.
Image -
Klik Settings.
Image -
Klik op die webadres onder Publieke URL na hierdie kalender en druk Ctrl + Vom dit na jou knipbord te kopieer.
Image -
Maak Microsoft-spanne oop en gaan na 'n groep of klets waarby jy die kalender wil voeg.
Image -
Klik die + simbool bo-aan die skerm.
Image -
Klik Webwerf.
Image -
Plak jou kalender se adres in die URL veld.
Image Jy kan ook 'n pasgemaakte naam daarvoor byvoeg deur in die Tabnaam-veld in te tik en kies of jy die groep van die kalender se toevoeging wil waarsku deur die blokkie langsaan te merk Plaas op die kanaal oor hierdie oortjie.
-
Klik Save.
Image Jou kalender sal nou binne Microsoft-spanne gedeel word en deur almal binne hierdie nuwe gepasmaakte oortjie sigbaar wees.
Hoe om 'n Microsoft-spannevergadering te wysig
Om 'n Microsoft Teams-vergadering wat jy geskep het of waartoe jy toegang het, te wysig, is al wat jy hoef te doen om daarop te klik vanaf jou kalender binne die Microsoft Teams-toepassing en die veranderinge aan die toepaslike velde aan te bring.
Jy kan deelnemers byvoeg of verwyder, die tyd of ligging verander, en ook die geleentheid se naam en beskrywing wysig. Maak net seker dat jy Stuur opdatering klik wanneer jy klaar is om die veranderinge te stoor.
As die veranderinge nie vir jou of jou spanlede wys nie, probeer om die program heeltemal toe te maak en dit dan weer oop te maak.
Jy kan ook Span-geleenthede in Outlook wysig deur die geleentheid op die kalender oop te maak en dan Edit te klik.
