In Microsoft Access is GROUP BY 'n klousule wat jy kan gebruik om rekords met identiese waardes in 'n spesifieke veld in een rekord te kombineer. As jy 'n SQL-aggregaatfunksie by die SELECT-stelling insluit, soos AVG, COUNT of SUM, skep Access 'n opsommingswaarde vir elke rekord.
Instruksies in hierdie artikel is van toepassing op Access for Microsoft 365, Access 2019, 2016, 2013 en 2010.
Gebruik GROUP BY
Jy kan die GROUP BY-funksie vind en gebruik deur 'n SQL-navraag in die SQL-aansig te gebruik. Dit is een van die eenvoudigste en mees direkte maniere om toegang tot jou data te verkry en te beheer.
-
Begin Access en maak jou databasis oop.
Hierdie voorbeeld gebruik die Northwind Sample Database.
-
Kies die Skep-oortjie.
Image -
In die Navrae-groep, kies Query Design.
Image -
In die Voeg tabelle by lys, kies die tabel waarmee jy wil werk.
Image -
Kies View in die Resultate-groep en kies SQL View.
Image - Die hoofliggaam sal oorskakel na 'n navraagterminaalvenster. Hier kan jy enige navraag invoer wat jy wil.
-
Om 'n basiese groepering vanaf SQL te kry, moet jy iets soos hierdie invoer:
SELECTFROM tabelnaam WHERE kolom/kategorie SOOS 'inskrywing';
Vervang die werklike naam van die tabel, die kategorie of kolomopskrif, en die werklike inskrywingswaarde waarna jy soek.
Breaking Down the Query
Beskou byvoorbeeld 'n besteldatatabel wat uit die eienskappe hieronder bestaan:
- Bestelling-ID: 'n Numeriese waarde wat elke bestelling uniek identifiseer. Hierdie veld is die primêre sleutel vir die databasis.
- Verkoopspersoon: 'n Tekswaarde wat die naam verskaf van die verkoopspersoon wat die produkte verkoop het. Hierdie veld is 'n vreemde sleutel vir 'n ander tabel wat personeelinligting bevat.
- CustomerID: 'n Numeriese waarde wat ooreenstem met 'n klantrekeningnommer. Hierdie veld is ook 'n vreemde sleutel, wat verwys na 'n tabel wat klantrekeninginligting bevat.
- Inkomste: 'n Numeriese waarde wat ooreenstem met die dollarbedrag van die verkoop.
Wanneer dit tyd word om prestasiebeoordelings vir verkoopspersone uit te voer, bevat die Bestellingstabel waardevolle inligting wat vir daardie hersiening gebruik kan word. Wanneer jy Jim evalueer, kan jy byvoorbeeld 'n eenvoudige navraag skryf wat al Jim se verkoopsrekords ophaal:
KIESVANAF Bestellings WAAR verkoopspersoon LIKE 'Jim';
Dit sal alle rekords van die databasis afhaal wat ooreenstem met verkope wat deur Jim gemaak is:
Bestel-ID Verkoopspersoon Kliënt-ID Inkomste
12482 Jim 182 40000
12488 Jim 219 25000
12519 Jim 137 85000
12602 Jim 18210 12741 Jim 155 90000
Jy kan hierdie inligting hersien en 'n paar handberekeninge doen om prestasiestatistieke te ontwikkel, maar dit sal 'n vervelige taak wees wat jy vir elke verkoopspersoon in die maatskappy sal moet herhaal. In plaas daarvan kan jy hierdie werk vervang met 'n enkele GROUP BY-navraag wat elke verkoopspersoon se statistieke in die maatskappy bereken. Jy skryf die navraag en spesifiseer dat die databasis die resultate moet groepeer op grond van die Verkoopspersoon-veld. Jy kan dan enige van die SQL-aggregaatfunksies gebruik om berekeninge op die resultate uit te voer.
Hier is 'n voorbeeld. As jy die volgende SQL-stelling uitgevoer het:
KIES verkoopspersoon, SUM(Inkomste) AS 'Totaal', MIN(Inkomste) AS 'Kleinste', MAX(Inkomste) AS 'Grootste', AVG(Inkomste) AS 'Gemiddeld', COUNT(Inkomste) AS ' Nommer' UIT Bestellings GROEP DEUR Verkoopspersoon;
Jy sal die volgende resultate kry:
Verkoopspersoon Totaal Kleinste Grootste Gemiddelde Getal
Jim 250000 10000 90000 50000 5
Mary 342000 24000 102000 57000 6300Bob 330033300Bob 333003
Soos jy kan sien, stel hierdie kragtige funksie jou in staat om kort verslae vanuit 'n SQL-navraag te genereer, wat waardevolle sake-intelligensie verskaf aan die bestuurder wat die prestasiebeoordelings doen. Die GROUP BY-klousule word dikwels in databasisse vir hierdie doel gebruik en is 'n waardevolle hulpmiddel in die DBA se sak met truuks.
