Het jy 'n groot Excel-sigblad waarvan jy nie koppe of sterte kan maak nie?
Dit is tyd om jou kontaklys in 'n Microsoft Access-databasis te organiseer. Dit is baie makliker as wat jy dalk dink en jy sal beslis tevrede wees met die resultate. Hierdie tutoriaal sal jou stap-vir-stap deur die hele proses lei. As jy nie jou eie sigblad het nie en saam met die tutoriaal wil volg, kan jy die voorbeeld Excel-lêer aflaai wat gebruik is om die tutoriaal te genereer.
Skep 'n nuwe toegang 2013-databasis
Tensy jy 'n bestaande databasis het wat jy gebruik om kontakinligting te stoor, sal jy waarskynlik 'n nuwe databasis van nuuts af wil skep. Om dit te doen, kies die Blank Desktop Database-ikoon op die Aan die slag met Microsoft Office Access-skerm. Die skerm hierbo sal vir jou aangebied word. Gee jou databasis van 'n naam, kies die Skep-knoppie en jy sal in besigheid wees.
Begin die Excel-invoerproses
Kies die Eksterne Data-oortjie aan die bokant van die Toegang-skerm en dubbelklik die Excel-knoppie om die Excel-invoerproses te begin.
Kies die bron en bestemming
Volgende word die skerm wat hierbo gewys word aan jou voorgestel. Kies die Blaai-knoppie en navigeer na die lêer wat jy wil invoer. Sodra jy die korrekte lêer opgespoor het, kies die Open-knoppie.
Op die onderste helfte van die skerm word u met invoerbestemmingopsies aangebied. In hierdie tutoriaal stel ons daarin belang om 'n bestaande Excel-sigblad na 'n nuwe Access-databasis om te skakel, so ons sal Voer die brondata in na 'n nuwe tabel in die huidige databasis kies Ander opsies op hierdie skerm laat jou toe om:
- Koppel jou databasis aan 'n Excel-blad sodat veranderinge in die bronblad in die databasis weerspieël word.
- Voer data in 'n bestaande databasistabel in.
Sodra jy die korrekte lêer en opsie gekies het, kies OK om voort te gaan.
Selekteer kolomopskrifte
Verseker dat die Eerste Ry Kolomopskrifte-kassie gekies is as die eerste ry van die sigblad kolomname vir die data het, soos Van, Voornaam en Adres. Dit sal Access opdrag gee om die eerste ry as name te hanteer, eerder as werklike data wat in die lys kontakte gestoor moet word.
Kies Volgende om voort te gaan.
Skep enige verlangde indekse
Databasisindekse is 'n interne meganisme wat gebruik kan word om die spoed waarteen Access inligting in jou databasis kan vind, te verhoog. Jy kan by hierdie stap 'n indeks op een of meer van jou databasiskolomme toepas. Kies eenvoudig die Indexed aftrekkieslys en kies die toepaslike opsie.
Hou in gedagte dat indekse baie oorhoofse koste vir jou databasis skep en die hoeveelheid skyfspasie wat gebruik word, sal verhoog. Om hierdie rede wil jy geïndekseerde kolomme tot 'n minimum beperk. In ons databasis sal ons meestal op die Van van ons kontakte soek, so kom ons skep 'n indeks op hierdie veld. Ons het dalk vriende met dieselfde van, so ons wil wel duplikate hier toelaat. Maak seker dat die Last Name-kolom in die onderste gedeelte van die vensters gekies is en kies dan Yes (Duplicates OK) uit die Geindekseerde aftrekkieslys.
Kies Volgende om voort te gaan.
Kies 'n primêre sleutel
Die primêre sleutel word gebruik om rekords in 'n databasis uniek te identifiseer. Die maklikste manier om dit te doen, is om Access 'n primêre sleutel vir jou te laat genereer. Kies die Laat toegang primêre sleutel byvoeg opsie en druk Volgende om voort te gaan. As jy belangstel om jou eie primêre sleutel te kies, wil jy dalk ons artikel oor databasissleutels lees.
Noem jou tafel
Jy moet Access voorsien van 'n naam om na jou tabel te verwys. Voer dit in die toepaslike veld in en kies die Finish-knoppie.
Bekyk jou data
Jy sal 'n tussenskerm sien wat jou vra of jy die stappe wil stoor wat gebruik is om jou data in te voer. Indien nie, gaan voort en kies Close.
Jy sal dan teruggekeer word na die hoofdatabasisskerm waar jy jou data kan bekyk deur eenvoudig op die tabelnaam in die linkerpaneel te dubbelklik.
Baie geluk, jy het jou data suksesvol vanaf Excel in Access ingevoer!
