Wanneer jy groot hoeveelhede data het, kan dit oorweldigend wees as dit nie korrek in jou werkboek gesorteer is nie. Leer verskillende metodes om data in Excel te sorteer om meer produktief te word en om jou sigblaaie makliker te maak om te bestuur.
Instruksies in hierdie artikel is van toepassing op Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel vir Microsoft 365, Excel Online en Excel vir Mac.
Kies data om gesorteer te word
Voordat data gesorteer kan word, moet Excel die presiese reeks weet wat gesorteer moet word. Excel sal areas van verwante data kies solank die data aan hierdie voorwaardes voldoen:
- Daar is geen leë rye of kolomme in 'n area van verwante data nie.
- Leë rye en kolomme is tussen areas van verwante data.
Excel bepaal of die data-area veldname het en sluit die ry uit van die rekords wat gesorteer moet word. Dit kan riskant wees om Excel toe te laat om die reeks te kies wat gesorteer moet word, veral met groot hoeveelhede data wat moeilik is om na te gaan.
Om te verseker dat die korrekte data gekies word, merk die reeks voordat die sortering begin word. As dieselfde reeks herhaaldelik gesorteer sal word, is die beste benadering om dit 'n Naam te gee.
Sorteer sleutel en sorteervolgorde in Excel
Sortering vereis die gebruik van 'n sorteersleutel en 'n sorteervolgorde. Die sorteersleutel is die data in die kolom of kolomme wat jy wil sorteer en word geïdentifiseer deur die kolomopskrif of veldnaam. In die prent hieronder is die moontlike sorteersleutels Studente-ID, Naam, Ouderdom, Program en Maand Begin.
Sorteer data vinnig
Om 'n vinnige sorteer te doen, kies 'n enkele sel in die kolom wat die sorteersleutel bevat. Kies dan hoe jy die data gesorteer wil hê. Hier is hoe:
- Kies 'n sel in die kolom wat die sorteersleutel bevat.
- Kies Tuis.
- Kies Sorteer & Filter om die aftrekkieslys van sorteeropsies oop te maak.
- Kies hoe jy die data wil sorteer. Kies óf stygende óf dalende volgorde.
Wanneer Sorteer & Filter gebruik word, verander die sorteervolgorde-opsies in die aftreklys na gelang van die tipe data in die geselekteerde reeks. Vir teksdata is die opsies Sorteer A tot Z en Sorteer Z na A. Vir numeriese data is die opsies Sorteer Kleinste na Grootste en Sorteer Grootste na Kleinste.
Sorteer veelvuldige kolomme data in Excel
Benewens die uitvoer van 'n vinnige sorteer gebaseer op 'n enkele kolom data, laat Excel se pasgemaakte sorteerfunksie jou toe om op veelvuldige kolomme te sorteer deur veelvuldige sorteersleutels te definieer. In multi-kolom sorteer word die sorteer sleutels geïdentifiseer deur die kolomopskrifte in die Sorteer dialoogkassie te kies.
Soos met 'n vinnige sorteer, word die sorteersleutels gedefinieer deur die kolomopskrifte of veldname te identifiseer, in die tabel wat die sorteersleutel bevat.
Sorteer op veelvuldige kolomme Voorbeeld
In die voorbeeld hieronder word die data in die reeks A2 tot E12 op twee kolomme data gesorteer. Die data word eers volgens naam en dan volgens ouderdom gesorteer.
Om veelvuldige kolomme data te sorteer:
- Verlig die reeks selle wat gesorteer moet word. In hierdie voorbeeld is selle A2 tot E12 gekies.
- Kies Tuis.
- Kies Sorteer en Filter om die aftreklys oop te maak.
- Kies Custom Sort om die Sorteer-dialoogkassie oop te maak.
- Plaas 'n tjek langs My data het opskrifte.
- Onder die Kolom-opskrif, kies die Sorteer volgens afpyltjie en kies Naam uit die aftreklys om eers die data te sorteer by die Naam-kolom.
- Onder die Sorteer op-opskrif, laat die instelling as Selwaardes. Die sorteer is gebaseer op die werklike data in die tabel.
- Onder die Orde-opskrif, kies die afpyltjie en kies Z tot A om die Naam-data in dalende volgorde te sorteer.
- Kies Voeg vlak by om 'n tweede sorteeropsie by te voeg.
- Onder die Kolom-opskrif, kies die Dan deur afpyl en kies Age om rekords met duplikaatname volgens die Ouderdom-kolom te sorteer.
- Onder die Orde-opskrif, kies Grootste tot Kleinste uit die aftreklys om die Ouderdomsdata in dalende volgorde te sorteer.
- Kies OK om die dialoogkassie toe te maak en die data te sorteer.
As gevolg van die definisie van 'n tweede sorteersleutel, getoon in die voorbeeld hieronder, word die twee rekords met identiese waardes vir die Naam-veld in dalende volgorde gesorteer deur gebruik te maak van die Ouderdom-veld. Dit lei tot die rekord vir die student Wilson J., ouderdom 21, voor die rekord vir Wilson P., ouderdom 19.
Die eerste ry: kolomopskrifte of data
Die reeks data wat in die voorbeeld hierbo gekies is vir sortering, het die kolomopskrifte bo die eerste ry data ingesluit. Hierdie ry bevat data wat verskil van die data in daaropvolgende rye. Excel het vasgestel dat die eerste ry die kolomopskrifte bevat en die beskikbare opsies in die Sorteer dialoogkassie aangepas om dit in te sluit.
Excel gebruik formatering om te bepaal of 'n ry kolomopskrifte bevat. In die voorbeeld hierbo is die kolomopskrifte 'n ander font as die data in die res van die rye.
As die eerste ry nie opskrifte bevat nie, gebruik Excel die kolomletter (soos Kolom D of Kolom E) as keuses in die Kolom-opsie van die Sorteer-dialoogkassie.
Excel gebruik hierdie verskil om 'n bepaling te maak of die eerste ry 'n opskrifry is. As Excel 'n fout maak, bevat die Sorteer-dialoogkassie 'n My data has headers-merkblokkie wat hierdie outomatiese keuse ignoreer.
Sorteer data volgens datum of tyd in Excel
Benewens die sortering van teksdata alfabeties of getalle van die grootste na die kleinste, sluit Excel se sorteeropsies sorteringsdatumwaardes in. Beskikbare sorteerbestellings beskikbaar vir datums sluit in:
- Stygende volgorde: Oudste na nuutste.
- Daalende volgorde: Nuutste tot oudste.
Quick Sort vs. Sort Dialoogkassie
Datums en tye wat as getaldata geformateer is, soos Leendatum in die voorbeeld hierbo, gebruik die vinnige sorteermetode om op 'n enkele kolom te sorteer. Vir sorteer wat veelvuldige kolomme van datums of tye behels, gebruik die Sorteer dialoogkassie op dieselfde manier as om veelvuldige kolomme van getal- of teksdata te sorteer.
Sorteer volgens Datum Voorbeeld
Om 'n vinnige sorteer volgens datum in stygende volgorde uit te voer, van oudste na nuutste:
- Verlig die reeks selle wat gesorteer moet word. Om die voorbeeld hierbo te volg, merk selle G2 tot K7.
- Kies Tuis.
- Kies Sorteer en Filter om die aftreklys oop te maak.
- Kies Custom Sort om die Sorteer-dialoogkassie oop te maak.
- Onder die Kolom-opskrif, kies die Sorteer volgens afpyltjie en kies Borrowed om eers die data volgens die geleende datum te sorteer.
- Onder die Sorteer op-opskrif, kies Selwaardes. Die sorteer is gebaseer op die werklike data in die tabel.
- Onder die Sorteervolgorde-opskrif, kies Oudste na Nuutste op die aftreklys.
- Kies OK in die dialoogkassie om die dialoogkassie toe te maak en die data te sorteer.
As die resultate van sortering volgens datum nie uitdraai soos verwag nie, kan die data in die kolom wat die sorteersleutel bevat datums of tye bevat wat as teksdata gestoor is eerder as as nommers (datums en tye is net geformateerde nommerdata).
Gemengde data en vinnige sorteer
Wanneer die vinnige sorteermetode gebruik word, indien rekords wat teks- en nommerdata bevat saam gemeng word, sorteer Excel die getal- en teksdata afsonderlik deur die rekords met teksdata onderaan die gesorteerde lys te plaas.
Excel kan ook die kolomopskrifte by die sorteerresultate insluit, en dit interpreteer as net nog 'n ry teksdata eerder as die veldname vir die datatabel.
moontlike sorteerwaarskuwing
As die Sorteer-dialoogkassie gebruik word, selfs vir sortering in een kolom, sal Excel dalk 'n boodskap vertoon wat jou waarsku dat dit data teëgekom het wat as teks gestoor is en jou die keuse gee om:
- Sorteer enigiets wat soos 'n getal lyk as 'n getal.
- Sorteer nommers en nommers wat as teks afsonderlik gestoor is.
As jy die eerste opsie kies, probeer Excel om die teksdata op die korrekte ligging van die sorteerresultate te plaas. Kies die tweede opsie en Excel plaas die rekords wat teksdata bevat onderaan die sorteerresultate, net soos met vinnige sorteer.
Sorteer data volgens dae van die week of volgens maande in Excel
Jy kan ook data volgens dae van die week of volgens maande van die jaar sorteer deur dieselfde ingeboude pasgemaakte lys te gebruik wat Excel gebruik om dae of maande by 'n werkblad te voeg deur die vulhandvatsel te gebruik. Hierdie lyste laat sorteer volgens dae of maande chronologies eerder as in alfabetiese volgorde toe.
Soos met ander sorteeropsies, kan sorteerwaardes volgens 'n pasgemaakte lys in stygende (Sondag tot Saterdag of Januarie tot Desember) of dalende volgorde (Saterdag tot Sondag of Desember tot Januarie) vertoon word.
In die prent hierbo is die volgende stappe gevolg om die datamonster in die reeks A2 tot E12 volgens maande van die jaar te sorteer:
- Verlig die reeks selle wat gesorteer moet word.
- Kies Tuis.
- Kies Sorteer en Filter om die aftreklys oop te maak.
- Kies Custom Sort om die Sorteer-dialoogkassie oop te maak.
- Onder die Kolom-opskrif, kies Maandbegin uit die aftreklys om die data volgens die maande van die jaar te sorteer.
- Onder die Sorteer op-opskrif, kies Selwaardes. Die sorteer is gebaseer op die werklike data in die tabel.
- Onder die bestelling-opskrif, kies die afpyl langs die verstek A tot Z-opsie om die aftreklys oop te maak.
- Kies Gepasmaakte Lys om die Pasgemaakte Lys-dialoogkassie oop te maak.
- In die linkerkantste venster van die dialoogkassie, kies Januarie, Februarie, Maart, April.
- Kies OK om die keuse te bevestig en terug te keer na die Sorteer die dialoogkassie.
- Die gekose lys (Januarie, Februarie, Maart, April) verskyn onder die bestelling-opskrif.
- Kies OK om die dialoogkassie toe te maak en die data volgens maande van die jaar te sorteer.
By verstek word pasgemaakte lyste slegs in stygende volgorde in die Pasgemaakte lyste-dialoogkassie vertoon. Om data in dalende volgorde te sorteer deur 'n pasgemaakte lys te gebruik nadat die verlangde lys gekies is sodat dit onder die Orde-opskrif in die Sorteer-dialoogkassie vertoon word:
- Kies die afpyltjie langs die vertoonde lys, soos Januarie, Februarie, Maart, April om die aftrekkieslys oop te maak.
- In die kieslys, kies die pasgemaakte lys-opsie wat in dalende volgorde vertoon word, soos Desember, November, Oktober, September.
- Klik OK om die data in dalende volgorde te sorteer deur die pasgemaakte lys te gebruik.
Sorteer volgens rye om kolomme in Excel te herrangskik
Soos getoon met die vorige sorteeropsies, word data normaalweg gesorteer deur gebruik te maak van kolomopskrifte of veldname. Die resultaat is die herrangskikking van hele rye of rekords van data. 'n Minder bekende en dus minder gebruikte sorteeropsie in Excel is om volgens ry te sorteer, wat die effek het om die volgorde van kolomme van links na regs in 'n werkblad te herrangskik.
Een rede vir sortering volgens ry is om die kolomvolgorde tussen verskillende datatabelle te pas. Met die kolomme in dieselfde links na regs volgorde, is dit makliker om rekords te vergelyk of om data tussen die tabelle te kopieer en te skuif.
Pasmaak die kolombestelling
Baie selde is dit egter 'n eenvoudige taak om die kolomme in die korrekte volgorde te kry as gevolg van die beperkings van die stygende en dalende sorteervolgorde-opsies vir waardes. Gewoonlik is dit nodig om 'n pasgemaakte sorteervolgorde te gebruik, en Excel sluit opsies in vir sortering volgens sel- of lettertipekleur of volgens voorwaardelike formatering-ikone.
Die maklikste manier om Excel die volgorde van kolomme te vertel, is om 'n ry bo of onder die datatabel by te voeg wat getalle bevat wat die volgorde van kolomme van links na regs aandui. Sorteer volgens rye word dan 'n eenvoudige saak om die kolomme van die kleinste na die grootste te sorteer volgens die ry wat die nommers bevat.
Sodra die sortering gedoen is, kan die bygevoegde ry nommers maklik uitgevee word.
Sorteer volgens rye Voorbeeld
In die datamonster wat vir hierdie reeks op Excel-sorteeropsies gebruik word, was die Student ID-kolom altyd eerste aan die linkerkant, gevolg deur Naam en dan Ouderdom.
In hierdie geval, soos in die prent hierbo getoon, is nommers by die kolomme gevoeg om die werkblad voor te berei om die kolomme te herrangskik sodat die Programkolom eerste aan die linkerkant is, gevolg deur Maandbegin, Naam, Ouderdom, en studente-ID.
Hier is hoe om die kolomvolgorde te verander:
- Voeg 'n leë ry in bokant die ry wat die veldname bevat.
- Voer in hierdie nuwe ry die volgende nommers van links na regs in wat in kolom A begin: 5, 3, 4, 1, 2.
- Merk die reeks wat gesorteer moet word. In hierdie voorbeeld, merk A2 tot E13.
- Kies Tuis.
- Kies Sorteer en Filter om die aftreklys oop te maak.
- Kies Custom Sort om die Sorteer-dialoogkassie oop te maak.
- Kies Options om die Sort Options dialoogkassie oop te maak.
- In die Oriëntasie-afdeling, kies Sorteer links na regs om die volgorde van kolomme van links na regs in die werkblad te sorteer.
- Kies OK om die Sorteeropsies-dialoogkassie toe te maak.
- Met die verandering in Oriëntasie, verander die Kolomopskrif in die Sorteer-dialoogkassie na Ry.
- Kies die Sorteer volgens afpyl en kies Ry 2. Dit is die ry wat die pasgemaakte nommers bevat.
- Onder die Sorteer op-opskrif, kies Selwaardes.
- Onder die Orde-opskrif, kies Smallest to Largest uit die aftreklys om die getalle in ry 2 in stygende volgorde te sorteer.
- Kies OK om die dialoogkassie toe te maak en sorteer die kolomme van links na regs volgens die nommers in ry 2.
- Die volgorde van kolomme begin met Program, gevolg deur Maandbegin, Naam, Ouderdom en Studente-ID.
Gebruik Excel se pasgemaakte sorteeropsies om kolomme te herrangskik
Terwyl gepasmaakte soorte in die Sorteer-dialoogkassie in Excel beskikbaar is, is hierdie opsies nie maklik om te gebruik wanneer dit kom by die herrangskikking van kolomme in 'n werkblad nie. Opsies vir die skep van 'n pasgemaakte sorteervolgorde wat beskikbaar is in die Sort dialoogkassie is om die data volgens selkleur, lettertipekleur en ikoon te sorteer.
Tensy elke kolom reeds unieke formatering toegepas het, soos verskillende lettertipes of selkleure, moet daardie formatering by individuele selle in dieselfde ry gevoeg word vir elke kolom om herrangskik te word.
Om byvoorbeeld lettertipekleur te gebruik om die kolomme te herrangskik:
- Kies elke veldnaam en verander die lettertipekleur vir elkeen. Verander byvoorbeeld Program na rooi, Maandbegin na groen, Naam na blou, Ouderdom na oranje, en Studente-ID na pers.
- In die Sorteer dialoogkassie, kies Sorteer volgens en kies Ry 2.
- Onder die Sorteer op-opskrif, kies Font Color.
- Onder die Orde-opskrif, stel die volgorde van veldname-kleure handmatig in om by die verlangde kolomvolgorde te pas.
- Na sortering, stel die lettertipekleur vir elke veldnaam terug.
