Wanneer jy 'n vergadering in Outlook met 'n ander persoon of groep mense skeduleer, ontvang hulle 'n uitnodiging-e-pos met die vergaderingbesonderhede. Vanaf hierdie e-pos kan hulle die vergadering-uitnodiging aanvaar of afwys. Outlook voeg die vergadering by jou Outlook-kalender, hou rekord van jou deelnemers se antwoorde en stuur 'n herinnering voor die vergadering begin.
Instruksies in hierdie artikel is van toepassing op Outlook vir Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 en Outlook 2013.
Hoe om 'n kalender-uitnodiging in Outlook te stuur
Hier is hoe om 'n vergadering in Outlook te skeduleer:
-
Kies die Tuis-tab.
Image -
Kies Nuwe Items > Meeting.
Alternatiewelik, druk Ctrl+Shift+Q.
Image -
Voer in die vergadering-uitnodiging 'n beskrywing van die vergadering in die Title in.
Image -
In die Required tekskassie, voer die e-posadresse van elke deelnemer in wat die vergadering moet bywoon. In Outlook 2016 en 2013, voer die e-posadresse in die To tekskassie in.
Om kontakte uit jou adresboek te kies, kies óf Required, Opsioneel, of To.
Image -
In die Opsioneel tekskassie, voer die e-posadresse in van mense wat jy graag die vergadering wil bywoon, maar moenie van hulle vereis om dit te doen nie.
Image -
Kies 'n begintyd en eindtyd vir die vergadering.
Image -
Om 'n hele dag op jou kalender vir die vergadering uit te sluit, kies Heele dag.
Image -
In die Location tekskassie, voer in waar jy die vergadering hou.
Image -
In die Message-area, voer ander inligting in wat jou deelnemers voor die vergadering sal moet weet en heg enige lêers aan wat jy wil hê hulle moet hersien.
Om 'n lêer by die vergadering-uitnodiging aan te heg, kies die Insert-oortjie, kies dan Heg lêer aan. Om 'n skakel by 'n dokument op jou OneDrive te voeg, kies die Link aftrekpyltjie.
Image -
By verstek, wanneer jy 'n vergadering-uitnodiging in Outlook stuur, sluit die uitnodiging 'n versoek om 'n antwoord in en gee die ontvanger die opsie om 'n nuwe tyd vir die vergadering voor te stel. Om hierdie opsies te verander, kies die Meeting oortjie, kies dan Respons Options
Image -
Kies Stuur.
As jou skedule verander of as jou deelnemers ander planne moet maak, kanselleer óf die vergadering óf herskeduleer dit.
Image
Hoe om 'n herhalende vergadering op te stel
Outlook laat jou ook herhalende vergaderings opstel. Gebruik hierdie opsie vir byeenkomste wat jy beplan om elke week, maand of ander tydperk te herhaal. Met 'n herhalende vergadering hoef jy die besonderhede net een keer in te voer, en dit sal alle toekomstige geleenthede by jou kalender voeg op grond van die interval wat jy gestel het.
-
Kies die Tuis-oortjie, kies dan New Items > Meeting.
Image - Voer in die Vergadering-uitnodiging die Titel, Vereiste deelnemers, Opsionele bywoners, Ligging, en 'n boodskap wat die doel van die vergadering beskryf, in.
-
Kies Maak herhalend.
In Outlook 2016 en 2013, kies Meeting > Herhaling.
Image -
Die Afspraakherhaling dialoogkassie sal oopmaak. Voer die begintyd, eindtyd en duur van die vergadering in.
Image -
In die Herhalingspatroon-afdeling, kies wanneer die vergadering weer sal plaasvind. Byvoorbeeld, 'n gereelde weeklikse vergadering wat elke Maandag plaasvind.
Image -
In die Omvang van herhaling-afdeling, kies 'n tydsduur wat die herhalende vergaderings sal voortduur. U kan 'n herhalende vergadering vertel om op 'n sekere datum of na 'n sekere aantal gebeurtenisse te kanselleer. Kies Geen einddatum as jy nie wil hê die vergadering moet verval nie.
Image -
Kies OK.
Image -
In die vergadering-uitnodiging, kies Stuur.
Image
Hoe om die skeduleringsassistent te gebruik om 'n vergadering te skep
As jy Microsoft 365 by die werk gebruik en 'n Exchange-gebruiker is, gebruik die skeduleringsassistent om die beste tyd te vind om 'n vergadering met ander te skeduleer. Wanneer jy die skeduleringsassistent oopmaak, sal jy die kalenders sien vir die mense wat jy na die vergadering genooi het.
Om die skeduleringsassistent te gebruik, skep 'n vergaderinguitnodiging, kies die Meeting-oortjie > skeduling Assistant.
Hoe om die vergadering op jou Outlook-kalender te sien
Sodra jy 'n vergadering geskep of aanvaar het, sal dit op jou Outlook-kalender verskyn op grond van die datum- en tydinligting. Hier is hoe om komende geleenthede te vind.
- Kies die View Switcher, kies dan Calendar.
- Om die vergadering te vind, blaai deur die kalender of gebruik die soekkassie en voer die titel van die vergadering in.
-
Om die vergaderingbesonderhede te sien, dubbelklik op die kalenderitem.
Image -
Om antwoorde te sien, kies die Tracking-oortjie. Die Response-kolom wys watter deelnemers die vergadering-uitnodiging aanvaar het en watter nie gereageer het nie.
Image -
As jy 'n mondelinge aanvaarding van 'n deelnemer ontvang het, kies None, kies dan Accepted, Declined, of het 'n Tentative reaksie gegee.
Image - Sluit die vergadering-uitnodiging wanneer jy klaar is.
Hoe om mense by 'n bestaande vergaderinguitnodiging te voeg
Jy kan 'n vergadering opstel en dan meer deelnemers hê om later uit te nooi (byvoorbeeld, as jy 'n ander werknemer aanstel en hulle by gereelde personeelvergaderings wil voeg). Hier is hoe om nuwe deelnemers uit te nooi na 'n vergadering wat jy reeds opgestel het.
- Vind die vergadering op jou kalender.
- Dubbelklik op die vergaderingitem.
-
Kies die Skeduling Assistant-oortjie > Voeg deelnemers by.
Image -
In die Select Attendees and Resources dialoogkassie, kies die naam van die deelnemer.
Image -
Kies óf Required of Opsioneel om aan te dui of die deelnemer by die vergadering moet wees en of hul bywoning opsioneel is.
Image -
Kies OK.
Image -
Die deelnemer verskyn nou op die lys van alle deelnemers in die skeduleringsassistent.
Image -
Kies Stuur opdatering.
Image
