Die skep van 'n Microsoft Excel-kontroleskerm behels die onttrekking van inligting uit verskeie bronne sodat jy daardie data op een plek kan sien. Excel bied 'n verskeidenheid maniere om dit te doen, wat dit een van die kragtigste dashboard-verslagdoeningsnutsmiddels maak wat jy kan gebruik.
Die inligting in hierdie tutoriaal is van toepassing op Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 en Excel vir Mac.
Wat is 'n Excel Dashboard?
'n Datakontroleskerm is 'n instrument wat jou help om die maatstawwe wat vir jou die belangrikste is, visueel te monitor en te ontleed. Jy kan dalk 'n kontroleskerm gebruik om jou besigheidsprestasie, die doeltreffendheid van 'n vervaardigingsproses of die prestasie van personeel in jou verkoopsafdeling te monitor.
Ongeag hoe jy 'n kontroleskerm gebruik, die konsep is altyd dieselfde: Agtergrondsigblaaie trek data van lêers, dienste of API-verbindings na databasisse en ander bronne in. Die hoofblad vertoon data van daardie veelvuldige blaaie op een plek, waar jy dit alles met 'n oogopslag kan hersien.
Tipiese elemente van 'n datakontroleskerm in Excel sluit in:
- grafieke
- Grafieke
- Meters
- Maps
Jy kan twee tipes dashboards skep. Vir kontroleskermverslaggewing kan jy 'n statiese kontroleskerm skep uit data in ander blaaie wat jy aan iemand in 'n Word- of PowerPoint-verslag kan stuur. 'n dinamiese kontroleskerm is een wat mense binne Excel kan sien, en dit word opgedateer wanneer die data op die ander blaaie opgedateer word.
Bring data in 'n Excel-kontroleskerm
Die eerste fase van die skep van 'n Excel-kontroleskerm is die invoer van data in sigblaaie vanaf verskeie bronne.
Potensiele bronne om data in Excel in te voer sluit in:
- Ander Excel-werkboeklêers
- Teks-, CSV-, XML- of JSON-lêers
- SQL-databasis
- Microsoft Access
- Azure Data Explorer
- Facebook en ander webblaaie
- Enige ander databasis wat ODBC of OLEDB ondersteun
- Webbronne (enige webwerf wat tabelle van data bevat)
Met soveel potensiële databronne is die moontlikheid van watter data jy in Excel kan inbring om nuttige kontroleskerms te skep onbeperk.
Om 'n databron in te bring:
-
Maak 'n leë Excel-werkblad oop. Kies die Data-kieslys, en in die Kry Data-kieslys, kies die datatipe wat jy wil hê, en kies dan die databron.
Image -
Blaai na die lêer of ander databron wat jy wil invoer en kies dit. Kies Import.
Image -
Afhangende van die databrontipe wat jy kies, sal jy verskillende dialoogkassies sien om die data in Excel-sigbladformaat te transformeer.
Image -
Die blad sal gevul word met al die data van die eksterne lêer of databasis.
Image -
Om die data te verfris sodat dit gereeld enige veranderinge wat in die eksterne databron gemaak is oplaai, kies die Refresh-ikoon aan die regterkant van die Navrae & Verbindings paneel.
Image -
Kies die drie kolletjies langs die EDIT skakel onderaan die herlaaivenster, en kies Properties.
Image -
Konfigureer data om met gereelde tussenposes vanaf die databron te verfris deur die Refresh every xx minute te stel op watter interval jy ook al die data wil opdateer.
Verfrissing van data vanaf eksterne bronne is nuttig, maar dit kan SVE-tyd in beslag neem as jy die herlaaitempo te gereeld maak. Kies 'n herlaaitempo wat die data omtrent so gereeld opgedateer hou as wat dit by die bron verander word, maar nie so gereeld dat jy elke keer net dieselfde data kopieer nie.
Image - Herhaal die proses hierbo in nuwe, aparte werkblaaie totdat jy al die data wat jy in jou nuwe kontroleskerm wil gebruik, ingevoer het.
- Laastens, skep 'n nuwe werkblad, plaas dit as die eerste werkblad in die werkboek, en hernoem dit Dashboard.
Hoe om 'n Excel-kontroleskerm te skep
Nou dat jy al die data wat jy nodig het in jou Excel-werkboek het, en al daardie data word outomaties verfris, is dit tyd om jou intydse Excel-kontroleskerm te skep.
Die voorbeeldkontroleskerm hieronder sal weerdata van webwerwe van regoor die internet gebruik.
Soms, wanneer jy data vanaf eksterne bronne invoer, kan jy nie die ingevoerde data in kaart bring nie. Die oplossing hiervoor is om 'n nuwe sigblad te skep en in elke sel, tik =convert(en kies die data van die ingevoerde sigblad. Vir die eenheidsparameters, kies net dieselfde parameters vir voor en daarna. Vul die hele blad met dieselfde funksie sodat alle data na die nuwe blad gekopieer word en omgeskakel word na nommers wat jy kan gebruik in die verskillende kaarte wat jy vir jou dashboard sal skep.
-
Skep 'n staafgrafiek om 'n enkele punt met data te vertoon. Byvoorbeeld, om huidige relatiewe humiditeit (van 0 tot 100 persent) te vertoon, sal jy 'n staafgrafiek skep met 0 persent as die laagste punt en 100 persent as die hoogste punt. Kies eers die Insert-kieslys, en kies dan die 2D Clustered Column staafgrafiek.
Image -
In die Chart Design-kieslys, uit die Data-groep, kies Select Data.
Image -
In die Select Data Source venster wat opspring, klik die Chart data range veld, en kies dan die sel in die data sigblad wat jy met hierdie staafgrafiek wil wys.
Image -
Verander die titel van die grafiek om te pas by die data wat jy vertoon. Dateer die asgrense op om van 0 tot 100 persent te wees. Skuif dan die grafiek na die area van die streep waar jy dit wil vertoon.
Image -
Herhaal dieselfde stappe hierbo om staafgrafieke te skep vir enige ander enkele datapunte wat jy wil karteer. Maak die asreeks die minimum en maksimum vir daardie metings. Byvoorbeeld, 'n goeie barometriese drukreeks sal 28 tot 32 wees.
Die keuse van die regte datareeks is belangrik, want as jy net die verstek gebruik, kan die skaal te groot wees vir die data, wat meestal leë staafgrafieke laat. Hou eerder die minimum en maksimum einde van die asskaal net effens laer en hoër as die uiterste moontlike waardes van jou data.
Image -
Skep 'n lyngrafiek om 'n tendens van data te vertoon. Byvoorbeeld, om 'n geskiedenis van plaaslike temperature vir jou plaaslike area te vertoon, sal jy 'n lyngrafiek skep wat die laaste aantal dae se data dek wat jy vanaf die weerwebwerftabel kan invoer. Kies eers die Invoeg-kieslys en kies die 2D Area grafiek.
Image -
In die Chart Design-kieslys, uit die Data-groep, kies Select Data.
Image -
In die Select Data Source venster wat opspring, klik die Chart data range veld, en kies dan die selle in die data sigblad wat jy saam met hierdie lyngrafiek wil wys.
Image -
Verander die titel van die grafiek om te pas by die data wat jy vertoon en skuif die grafiek na die area van die streep waar jy dit wil vertoon.
Kaarte is baie buigsaam wanneer dit in 'n dashboard geplaas word. Jy kan die ligging sowel as die grootte en vorm van die grafieklegstuk verander. Gebruik hierdie buigsaamheid om georganiseerde kontroleskerms te ontwerp wat soveel inligting aan die gebruiker verskaf in die kleinste hoeveelheid spasie.
Image -
Skep 'n Tekskas om stringdata van blaaie wat jy ingevoer het, te vertoon. Byvoorbeeld, om weerwaarskuwingsopdaterings op jou kontroleskerm te sien, koppel teksboksinhoud aan 'n sel in die ingevoerde datablad. Om dit te doen, kies die Insert-kieslys, kies Text, en kies dan die Textbox
Image -
Plaas die muiswyser in die formuleveld, tik =en kies dan die sel in die ingevoerde datatabel wat die stringdata bevat wat jy wil vertoon.
Image -
Kies die tekskassie en gebruik die Format Shape venster aan die regterkant om die teksvertoonarea in jou dashboard te formateer.
Image -
Jy kan ook twee datapunte in jou ingevoerde datablaaie vergelyk deur sirkeldiagramme Byvoorbeeld, jy wil dalk relatiewe humiditeit in die vorm van 'n sirkelgrafiek vertoon. Kies eers die data wat jy wil vertoon, en in die Insert kieslys, kies die 2D Pie grafiek.
Sirkeldiagramme vergelyk twee of meer waardes. As jy 'n persentasie soos relatiewe humiditeit vertoon, sal jy dalk met die hand 'n ander sel moet skep wat daardie waarde van 100% aftrek vir die tweede waarde om dit mee te vergelyk. Dit sal lei tot 'n sirkelgrafiek wat die persentasiewaarde as 'n gedeelte van die totaal moontlike 100 persent vertoon.
-
Verander die titel van die grafiek om te pas by die data wat jy vertoon, en skuif dan die grafiek na die area van die streep waar jy dit wil vertoon.
Image - Deur verskeie tipes datakartering by te voeg, kan jy 'n nuttige kontroleskerm skep wat alle soorte data in een gerieflike kontroleskerm vertoon.
Voeg visuele aantrekkingskrag en konteks by met kleur
'n Ander manier om duidelikheid aan jou kontroleskerm te gee, is deur jou staafgrafieke 'n gradiëntvul te gee wat 'n waarskuwingskleur soos rooi uitbeeld vir streke van die data wat dalk nie goed is nie.
As jy byvoorbeeld wil wys dat 'n relatiewe humiditeit van meer as 75% ongemaklik is, kan jy die gradiëntvulling van die enkelstaafgrafiek dienooreenkomstig verander. Hier is hoe.
-
Regsklik op die buitenste rand van 'n staafgrafiek en kies Formate Chart Area.
Image -
Kies die Fill-ikoon in die Format Chart Area-paneel en verander die keuse na Gradientvul.
Image -
Kies elke vlakikoon langs die gradiëntvullyn en verander die kleur en donkerte om te pas by hoe 'goed' of 'sleg' daardie vlak is. In hierdie voorbeeld vervaag hoë relatiewe humiditeit tot donkerrooi.
Image - Herhaal hierdie proses vir elke grafiek waar die toevoeging van kleurkonteks by die grafiek sin maak vir daardie datapunt.
Hoe Excel Dashboards outomaties opdateer
Sodra jy 'n kontroleskerm geskep het, hoef jy niks te doen om die grafika op te dateer nie. Al die data in daardie kaarte en legstukke werk soos volg op:
- Blaaie met ingevoerde data verfris op die datum wat jy gestel het toe jy die eerste keer die data-invoer geskep het.
- Enige bykomende blaaie wat jy geskep het om die data van die ingevoerde blaaie reg te stel of te herformateer, sal bygewerk word met die nuwe data in daardie blaaie.
- Elke legstuk in jou kontroleskerm word outomaties opgedateer om die nuwe data binne daardie opgedateerde blaaie te vertoon vir die reekse wat jy gekies het toe jy daardie kaarte geskep het.
Hierdie opdaterings gebeur outomaties solank Excel oop is.
Hoe om Excel-kontroleskerms te gebruik
Die skep van kontroleskerms in Excel kan om baie verskillende redes nuttig wees. Dit is egter belangrik om hulle te skep op grond van 'n spesifieke behoefte, eerder as om een dashboard te probeer bou wat alles doen.
As jy byvoorbeeld 'n verkoopsbestuurder is en jy belangstel om die prestasie van jou verkoopspan te monitor, moet die verkoopsbestuurder se dashboard fokus op die Sleutelprestasie-aanwysers (KPI's) wat met verkoopsprestasie verband hou.
Hierdie soort kontroleskerm moet nie inligting insluit wat nie met verkoopsprestasie verband hou nie, anders kan die kontroleskerm te deurmekaar raak. 'n Deurmekaar dashboard maak dit moeiliker om die dataverwantskappe en -patrone wat saak maak, te sien.
Ander oorwegings by die bou van kontroleskerms:
- Gebruik die regte kaarte vir die regte data.
- Moenie te veel kleure regdeur die paneelbord gebruik nie.
- Lê die kontroleskerm uit met soortgelyke data en grafiektipes in algemene blokke.
- Maak seker dat elke grafiek eenvoudige byskrifte vertoon en nie te deurmekaar is nie.
- Organiseer legstukke in hiërargie van belangrikheid, met die belangrikste inligting bo-links op die dashboard.
- Gebruik voorwaardelike formatering om seker te maak wanneer syfers sleg is, is hulle rooi, en wanneer hulle goed is, is hulle groen.
Belangriker nog, gebruik kreatiwiteit om dashboards te ontwerp wat insiggewend en interessant is om te gebruik.
