Wat om te weet
- Organiseer eers die data in een Excel-blad.
- Volgende, in Word, kies Mailings > Start Mail Merge > kies tipe. Mailings > Select Recipients > Gebruik 'n bestaande lys > Maak die blad oop.
- Laastens, voeg velde in Word saam deur na Mailings > Voeg saamvoegveld in in. Kies 'n veld en druk Insert.
Hierdie artikel verduidelik hoe om die possamevoegingsfunksie in Microsoft Word en Excel te gebruik om teks van 'n Word-dokument met 'n databrondokument, soos 'n sigblad, te kombineer. Instruksies in hierdie artikel is van toepassing op Word vir Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 en Word 2010.
Berei die data voor vir possamevoeging
Die Word-possamevoegingsfunksie werk naatloos met data vanaf Excel. Alhoewel jy 'n databron in Word kan skep, is opsies vir die gebruik van hierdie data beperk. As jy poslysdata in 'n sigblad het, is dit nie nodig om die inligting in Word se databron oor te tik nie.
Jy kan enige Excel-werkblad in 'n Word-possamevoegingsfunksie gebruik sonder enige spesiale voorbereiding. Om foute in die possamevoegingsproses te vermy, is dit egter 'n goeie idee om die data in die sigblad te organiseer.
Maak seker dat enige veranderinge wat jy aan die sigblad gaan maak voltooi is voordat jy die possamevoeging begin. Sodra die samesmelting begin het, kan enige veranderinge foute met die possamevoeging veroorsaak.
Organiseer die sigbladdata
Organiseer jou Excel-poslysdata in rye en kolomme. Dink aan elke ry as 'n enkele rekord en elke kolom as 'n veld wat jy in jou dokument gaan invoeg.
- Sit alle data op 'n enkele vel: Die poslysdata wat jy vir die possamevoeging wil gebruik, moet op een vel wees. As dit oor veelvuldige velle versprei is, kombineer die blaaie of voer verskeie possamevoegings uit. Maak ook seker dat die velle duidelik benoem is, want jy moet die een kies wat jy van plan is om te gebruik sonder om dit te kan sien.
- Skep 'n kop-ry: Skep 'n kop-ry vir die blad wat jy vir die possamevoeging wil gebruik. 'n Opskrifry is 'n ry wat byskrifte bevat wat die data in die selle daaronder identifiseer. Om dit vir Excel maklik te maak om tussen data en etikette te onderskei, gebruik vetdruk, selgrense en selskakering wat uniek is aan die kopry. Maak ook seker dat die opskrifte wat jy kies, ooreenstem met die samesmeltingsveldname, wat dit ook minder waarskynlik maak dat foute sal voorkom.
- Formateer Numeriese Data korrek: Maak seker dat dinge soos straatnommers en poskodes behoorlik geformateer is vir die manier waarop hulle moet verskyn sodra die possamevoeging voltooi is. Verkeerde formatering van getalle kan foute in die samevoeging veroorsaak.
Hoe om die possamevoeging-ontvangerslys te spesifiseer
Hier is hoe om jou voorbereide Excel-werkblad wat jou poslys bevat met jou Word-dokument te koppel:
-
In Word maak die dokument oop wat jy as jou possamevoegingsjabloon sal gebruik. Dit kan 'n nuwe dokument of 'n bestaande dokument wees. Kies Mailings > Start Mail Merge.
Image -
Kies die soort samesmelting wat jy wil laat loop. Jou opsies is
- Briewe
- E-posboodskappe
- Koeverte
- Briewe
- Directory
As jy verkies, kan jy ook die Mail Merge Wizard gebruik om jou possamevoeging te skep. Vir hierdie voorbeeld sal ons deur die stappe loop om 'n possamevoeging met die hand te skep.
-
Gaan dan na die Mailings-oortjie en kies Select Recipients > Gebruik 'n bestaande lys.
Image - Navigeer na en kies die Excel-lêer wat jy vir die possamevoeging voorberei het, kies dan Open.
-
As Word jou vra, kies Sheet1$ > OK.
As jou Excel kolomopskrifte het, kies die Eerste ry data bevat kolomopskrifte merkblokkie.
Skep of wysig die possamevoegingsdokument
Met jou Excel-sigblad gekoppel aan die possamevoegingsdokument wat jy in Word skep, is dit tyd om jou Word-dokument te wysig.
Jy kan nie tans veranderinge aan jou databron in Excel maak nie. Om veranderinge aan die data aan te bring, maak die dokument in Word toe voordat die databron in Excel oopgemaak word.
Voeg samevoegingsvelde in jou dokument in
In Word, kies Mailings > Voeg saamvoegveld in om inligting van die sigblad na die dokument te trek. Kies die veld wat jy wil byvoeg (voornaam, van, stad, staat of ander), kies dan Insert.
Bekyk possamevoegingsdokumente
Word dra nie formatering vanaf die databron oor wanneer samesmeltingsvelde in 'n dokument ingevoeg word nie. As jy formatering soos kursief, vetdruk of onderstreep wil toepas, doen dit in Word.
Wanneer jy die dokument met velde bekyk, kies die dubbelpyltjies aan beide kante van die veld waar jy die formatering wil toepas. Wanneer jy die saamgevoegde data in die dokument bekyk, merk die teks wat jy wil verander.
Enige formateringveranderinge word deur al die saamgevoegde dokumente deurgevoer, nie net die samesmeltingsdokument waarin jy dit verander het nie.
Voorskou die saamgevoegde dokumente
Om die saamgevoegde dokumente te voorbeskou, gaan na die Mailings > Voorskouresultate. Hierdie knoppie werk soos 'n wisselskakelaar, so as jy wil teruggaan om net die velde te bekyk en nie die data wat hulle bevat nie, druk dit weer.
Navigeer deur die saamgevoegde dokumente deur die knoppies op die Mailings-oortjie te gebruik. Hulle is, van links na regs: Eerste Rekord, Vorige Rekord, Gaan na rekord,Volgende rekord , en Laaste rekord.
Voordat jy die dokumente saamvoeg, voorbeskou hulle almal, of soveel as wat jy kan, om te verifieer dat alles korrek saamgesmelt het. Gee veral aandag aan leestekens en spasiëring rondom die saamgevoegde data.
Finaliseer die possamevoegingsdokument
Wanneer jy gereed is om die dokumente saam te voeg, het jy twee keuses:
- Druk dokumente: Voeg die dokumente saam met die drukker. As jy hierdie opsie kies, word die dokumente sonder enige wysiging na die drukker gestuur. Om dit te doen, kies Mailings> Finish & Merge > Druk dokumente.
- Wysig individuele dokumente: As jy sommige of al die dokumente moet verpersoonlik ('n alternatief is om 'n notaveld in die databron by te voeg vir persoonlike notas) of ander verander voordat jy druk, wysig elke individuele dokument. Om dit te doen, kies Mailings > Finish & Merge > Wysig individuele dokumente
Watter metode jy ook al kies, jy kry 'n dialoogkassie waar jy vir Word kan sê om alle rekords, die huidige rekord of 'n reeks rekords saam te voeg. Kies die rekords wat jy wil druk, en kies dan OK.
As jy 'n reeks wil saamvoeg, voer die beginnommer en die finale nommer in vir die rekords wat jy by die samesmelting wil insluit, en kies dan OK.
