Wat om te weet
- Jy kan een in die MS 365-administrasiesentrum skep onder Groepe > Gedeelde posbusse. Kies Voeg 'n posbus by en volg stappe van daar af.
- Almal wat aan 'n Microsoft Office 365-gedeelde posbus toegewys is, het toegang tot alles daarin: inkomende e-posse, antwoorde, aanstuur, ens.
- Office 365-gebruikers benodig 'n Microsoft Exchange Online-intekening om toegang tot gedeelde pos te kry.
Hierdie artikel verduidelik hoe om gebruikers by 'n gedeelde Outlook-posbus te voeg, en hoe om gedeelde posbusse in Outlook, op die web en vanaf 'n mobiele toepassing te gebruik. Hierdie instruksies is van toepassing op Office 365 vir Windows en macOS; Outlook 2019, 2016, 2013 en 2010; Outlook vir iOS en Android; en Outlook op die web.
Hoe om 'n gedeelde posbus in Office 365 te skep
Jy kan soveel gedeelde posbusse skep as wat jy nodig het, maar elke gebruiker wat jy aan die posbus toewys, moet 'n Microsoft 365-intekening hê. Om 'n gedeelde posbus op te stel:
-
Meld aan by die Microsoft 365-administrasiesentrum met jou Microsoft 365 globale administrasierekening of Exchange-administrasierekeningbewyse.
Die Microsoft 365-administrasiesentrum was voorheen bekend as die Office 365-administrasiesentrum.
-
Kies Groepe > Gedeelde posbusse in die navigasiepaneel.
Image - Kies Voeg 'n posbus by op die Gedeelde posbusse-bladsy.
-
Op die Voeg 'n posbus by-bladsy, tik 'n naam vir die gedeelde posbus in die Name-veld in.
Image -
'n Posbus-alias word outomaties in die E-pos-veld geskep, maar jy kan die alias verander as jy wil. Wanneer jy die gedeelde posbus 'n naam gegee het, kies Add.
Image - Kies Voeg lede by hierdie posbus onder Volgende stappe.
- Kies Voeg lede by op die Voeg gedeelde posbuslede by-bladsy.
-
Onder Lede, merk die blokkie langs elke persoon wat toegang tot die gedeelde posbus sal hê. Wanneer jy klaar is, kies Save en dan Close.
As jy nie 'n persoon se naam in die lys sien nie, kies Search en tik die persoon se naam in.
Hoe om gestuurde e-pos in die gedeelde posbus te stoor
Wanneer 'n gebruiker 'n e-posboodskap vanaf die gedeelde posbus stuur, word 'n kopie van daardie boodskap in daardie gebruiker se Gestuurde Items-lêergids gestoor, nie na die gedeelde posbus nie. As jy hierdie e-posse in die gedeelde posbus wil stoor, moet jy die gedeelde posbusinstellings wysig.
Voltooi die volgende stappe om gestuurde e-posboodskappe in die gedeelde posbus te stoor:
- Meld aan by die Microsoft 365-administrasiesentrum en kies Groepe > Gedeelde posbusse in die navigasiepaneel.
- Kies jou gedeelde posbus.
-
Kies Wysig langs Gestuurde items.
Image - Stel beide Kopieer items gestuur as hierdie posbus en Kopieer items gestuur namens hierdie posbus na On , kies dan Save.
Hoe om die gedeelde posbus in Outlook 2016, Outlook 2013 en Outlook 2010 te gebruik
Wanneer jy die gedeelde posbus opstel, hoef ander gebruikers niks te doen om die gedeelde posbus in die rekenaarweergawe van Outlook te vertoon nie. Die gedeelde posbus verskyn outomaties in die Outlook-kantbalk.
Voltooi die volgende stappe om 'n e-pos vanaf die gedeelde posbus te stuur:
- Kies die Tuis-oortjie bo-aan Outlook.
-
Kies Nuwe e-pos om 'n nuwe boodskap te skep.
Image - Kies Van in die nuwe e-posboodskap, en kies dan die gedeelde posbus.
- Tik jou boodskap en kies Stuur.
Hoe om toegang tot die gedeelde posbus in Outlook op die web te kry
As jy met die gedeelde posbus in 'n webblaaier wil werk, moet jy die posbus handmatig byvoeg. Om die gedeelde posbus by Outlook op die web te voeg, voltooi die volgende stappe:
- Meld aan by jou Microsoft 365-rekening en kies dan die Outlook-toepassing.
- Regsklik Folders (of jou posbusnaam) in die navigasiepaneel, en kies dan Voeg gedeelde vouer by.
- Tik die e-posadres van die gedeelde posbus in die Add shared folder dialoogkassie, en kies dan Add.
Hoe om gedeelde posbusse by die Outlook-selfoontoepassing te voeg
As jy toegang tot 'n gedeelde posbus van jou slimfoon of tablet wil kry, volg hierdie stappe:
- Begin die Outlook-toepassing vir iOS of Android en meld aan by jou rekening.
-
Tik Voeg rekening by in die linkerpaneel, tik dan Voeg 'n gedeelde posbus by.
As jy veelvuldige Outlook-rekeninge het, kies die een wat toegang tot die gedeelde posbus het.
-
Voer die e-posadres in. Sodra die proses voltooi is, behoort jy jou gedeelde posbus onder jou rekeninge in die Outlook-toepassing te sien.
As jy 'n gedeelde posbus uit die Outlook-toepassing wil verwyder, gaan na Settings > Rekeninge, tik dan op die gedeelde posbus en kies Delete Account.
Wat is 'n gedeelde posbus in Office 365?
Elke persoon wat aan 'n Office 365-gedeelde posbus toegewys is, het volledige toegang tot al die boodskappe daarin. Lidgebruikers kan inkomende e-posse lees, boodskappe antwoord, boodskappe aanstuur en sien hoe ander gereageer het.
Wanneer 'n spanlid op 'n e-posboodskap van die gedeelde posbus reageer, word die e-pos vanaf die gedeelde adres gestuur eerder as die individu se e-posadres, so almal se inligting bly vertroulik. Dit gesê, gedeelde posbusse het gewoonlik nie gebruikername of wagwoorde nie, wat sekere sekuriteitskwessies skep.
Waarom 'n gedeelde posbus gebruik?
Gedeelde posbusse is ideaal vir kliëntediens- of bemarkingsafdelings wat wil hê dat inkomende e-posboodskappe deur die volgende beskikbare spanlid beantwoord moet word. Gedeelde posbusse kom ook met 'n gedeelde kontaklys en 'n gedeelde kalender, sodat lede van die groep afsprake op 'n sentrale plek kan skep wat alle lede kan sien.
