Hoe om outomatiese antwoorde in Outlook te stel

2024 Outeur: Abigail Brown | [email protected]. Laas verander: 2024-01-07 19:00

Wat om te weet

• Nie-uitruilrekening: Skep 'n nuwe e-posboodskapsjabloon en skep dan 'n reël om 'n outomatiese antwoord te stuur.
• Uitruilrekening: Lêer > Inligting > Outomatiese antwoorde > Stuur outomatiese antwoorde > skryf boodskap > kies begin- en eindtye > OK.
• Op Outlook.com: Settings > Bekyk alle Outlook-instellings > Mail > Outomatiese antwoorde > Skakel outomatiese antwoorde aan > skryf > Stoor.

Hierdie artikel verduidelik hoe om 'n buitekantoor-antwoordboodskap vir Outlook 2019, 2016, 2013 te skep; Outlook vir Microsoft 365 en Outlook.com, afhangende van die tipe rekening wat jy gebruik. Dit verduidelik ook hoe om te bepaal of jy 'n Exchange-rekening het.

Hoe om outomatiese antwoorde in Outlook te stel

'n Doeltreffende outomatiese antwoord buite die kantoor in Outlook maak seker dat terwyl jy weg is, mense weet dat jy nie beskikbaar is wanneer jy terug is nie en wat hulle moet doen as hulle 'n probleem het wat onmiddellik nodig is aandag.

Die opstelling vir 'n buitekantoor-antwoord in Outlook verskil na gelang van of jou e-posrekening op 'n Microsoft Exchange-bediener is of 'n IMAP- of POP-e-posrekening is (soos algemene e-posdienste soos Gmail, Yahoo Mail, en ander).

Hoe om te sê of jy 'n Exchange-rekening het

As jy onseker is of jy Outlook met 'n Exchange-rekening gebruik, kyk in die statusbalk onderaan die Outlook-venster. As jy 'n Exchange-rekening gebruik, sal jy Gekoppel aan: Microsoft Exchange in die statusbalk sien.

Skep jou outomatiese antwoord-e-possjabloon

Om 'n outomatiese antwoord in Outlook op te stel vir 'n IMAP- of POP-e-posrekening (vir Exchange, sien verder hieronder), gebruik Outlook se reëlsfunksie. Begin deur 'n e-possjabloon te skep vir die outomatiese antwoord-e-pos wat aan ontvangers gestuur sal word terwyl jy weg is.

1. Kies Nuwe e-pos.

   

2. Voer die Subject in vir die e-pos en die boodskapteks wat vir die ontvanger sê dat jy nie beskikbaar is nie.

   Laat ontvangers weet wanneer hulle 'n persoonlike reaksie van jou kan verwag en wees bewus van hoeveel inligting jy in jou outomatiese antwoord openbaar, want die bekendmaking van te veel inligting kan 'n risiko inhou.

3. Wanneer jy klaar jou outoantwoordboodskap saamgestel het, kies Lêer.

   

4. Kies Stoor as.

   

5. Kies die Stoor as tipe aftrekpyltjie en kies Outlook Template.

   

6. Outlook gebruik die sjabloon se onderwerp by verstek as die naam in die Lêernaam tekskassie. Verander dit na enigiets waarvan jy hou wat jou laat weet dit is jou nie-kantoor-e-possjabloonlêer.

7. Kies Stoor.

   

8. Maak die boodskapvenster toe.

Skep 'n buite-kantoor outomatiese antwoordreël

Die volgende stap vir IMAP- of POP-e-posrekeninge is om 'n Outlook-reël op te stel. Hierdie reël sal 'n antwoord stuur met die sjabloon wat jy in die vorige afdeling geskep het.

1. Kies Lêer > Info.

   

2. Kies Bestuur reëls en waarskuwings.

   

3. Kies die E-posreëls-oortjie.

   

4. Onder Pas veranderinge toe op hierdie vouer, kies die e-posrekening waarvoor jy die outomatiese antwoord skep.

   Jy sal die opsie hê om jou nuwe reël in 'n latere stap op alle rekeninge toe te pas.

5. Kies Nuwe reël.

   

6. In die Begin vanaf 'n leë reël-afdeling, kies Pas reël toe op boodskappe wat ek ontvang.

   

7. Kies Volgende.

8. Onder Stap 1: Kies toestand(e), kies die Where my name is in the To-blokkie-merkblokkie.

   Die outomatiese reaksie-reël antwoord op alle inkomende pos as jy al die voorwaardemerkblokkies uitvee.

   

9. Kies Volgende.

10. Onder Stap 1: Kies aksie(s), kies die antwoord deur 'n spesifieke sjabloon-merkblokkie te gebruik.

    

11. Onder Stap 2: Wysig die reëlbeskrywing (klik 'n onderstreepte waarde), kies die 'n spesifieke sjabloon skakel.

    

12. Kies die Kyk in aftrekpyltjie, kies dan Gebruikersjablone in lêerstelsel.

    

13. Merk die sjabloon wat jy geskep het.

    

14. Kies Oop.
15. In die Reëls Wizard dialoogkassie, kies Volgende.

16. Onder Stap 1: Kies uitsondering(e), kies die behalwe as dit 'n outomatiese antwoord-merkblokkie is.

    

17. Kies Volgende.
18. Onder Stap 1: Spesifiseer 'n naam vir hierdie reël, tik 'n naam vir jou outo-antwoord-reël in.

19. Onder Stap 2: Stel reëlopsies, kies die Skakel hierdie reël aan-merkblokkie as jy die outomatiese antwoorder wil aktiveer. As jy nie die outomatiese antwoord nou aktief wil hê nie, maak die merkblokkie skoon.

    As jy veelvuldige e-posrekeninge het waarin jy hierdie outomatiese antwoorder wil gebruik, kies die Skep hierdie reël op alle rekeninge-merkblokkie.

20. Kies Finish.
21. In die Reëls en waarskuwings dialoogkassie, kies OK.

Outlook stuur 'n outomatiese antwoord na die adres van elke e-pos wat een keer per sessie ontvang is; 'n tweede outo-antwoord word gestuur nadat Outlook gesluit en weer oopgemaak is.

Hoe om outomatiese antwoorde vir IMAP- en POP-e-posrekeninge te aktiveer en te deaktiveer

Vir IMAP- en POP-e-posrekeninge, aktiveer die outomatiese antwoord wanneer jy dit ook al nodig het. Gaan na File > Bestuur reëls en waarskuwings > E-posreëls, kies die merkblokkie langs jou outo- antwoordreël, kies dan OK.

Om die antwoorder te deaktiveer, maak die merkblokkie skoon en kies dan OK.

Outomatiese antwoorde vir Microsoft Exchange-rekeninge

As jou e-posrekening 'n Microsoft Exchange-rekening is (jy kan 'n Outlook.com-rekening as 'n Exchange-rekening in Outlook opstel), kan jy 'n buitekant-outo-antwoord direk op die bediener opstel. Volg hierdie stappe vir Outlook 2019, 2016 en Outlook vir Microsoft 365.

1. Kies Lêer > Info.

2. Kies Outomatiese antwoorde.

   

3. Kies Stuur outomatiese antwoorde. Stel jou outomatiese antwoordboodskap in die tekskassie saam.

   Om 'n outomatiese antwoord te deaktiveer, gaan na die Automatic Replies dialoogkassie, en kies Moenie outomatiese antwoorde stuur nie. Outo-antwoorde word nie meer gestuur nie.

4. Opsioneel, stel die tydraamwerk in waartydens jy wil hê die outo-antwoord moet aktief wees. Kies die Stuur slegs gedurende hierdie tydperk-merkblokkie. Stel dan die Begintyd en Eindtyd Slegs boodskappe wat gedurende hierdie reeks ontvang word, sal 'n outomatiese antwoord ontvang.

5. As jy binne 'n maatskappy of organisasie werk, het jy dalk bykomende opsies vir jou outomatiese antwoorde:

   • Inside My Organisation: Hierdie boodskap word gestuur na boodskappe wat ontvang is van ander binne dieselfde maatskappy of organisasie as jy.
   • Buite my organisasie: Die boodskap word aan mense buite jou organisasie gestuur. Kies die Auto-antwoord aan mense buite my organisasie merkblokkie.

   Daar is sekuriteitsrisiko's verbonde aan outomatiese antwoorde.

6. Kies OK.

Outlook Outo-antwoordnutsmiddels en -byvoegings

In plaas daarvan om 'n reël in Outlook met die hand op te stel, gebruik 'n byvoeging soos Mail Responder vir Outlook of nutsgoed soos Email Responder (FreeBusy) of Auto Reply Manager. Hierdie nutsgoed is slim om net nodige nie-kantoorantwoorde te stuur.

Om nie-kantoor-antwoorde meer sentraal op 'n Exchange-bediener te onderhou (insluitend sjablone met velde wat met Active Directory saamgevoeg is), probeer Symprex Buite-kantoor Bestuurder.

Hoe om outomatiese antwoorde op Outlook.com aan te skakel

Aktiveer outomatiese antwoorde op Outlook.com is 'n eenvoudige proses. Die kenmerk bied nie soveel opsies soos Outlook-sagteware nie, maar dit is maklik om te gebruik.

1. Op die Outlook.com Mail-bladsy, kies Settings > Bekyk alle Outlook-instellings.

   

2. Kies Mail > Outomatiese antwoorde.

   

3. Skakel die Skakel outomatiese antwoorde aan aan.

   Om outomatiese antwoorde af te skakel, skakel die Outomatiese antwoorde aan af.

   

4. Opsioneel: Kies die Stuur antwoorde slegs gedurende 'n tydperk merkblokkie. Spesifiseer die Begintyd en Eindtyd. Outomatiese antwoorde word slegs gedurende hierdie tydperk gestuur.

5. Voer die boodskap in wat jy wil stuur terwyl outomatiese antwoorde geaktiveer is.

   

6. Opsioneel, kies die Stuur slegs antwoorde aan kontakte-merkblokkie om outomatiese antwoorde na net die mense en e-posadresse in jou Outlook.com-kontakte te stuur.
7. Kies Stoor.